Первичный документ подтверждает разные события в в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.
В зависимости от события перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.
В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.
- Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
- Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
- Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает платёжное поручение.
- Накладная —документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
- Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
- Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте — об этом читайте подробнее в статье.
- УПД заменяет акт/накладную + счёт-фактуру.
Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.
Договор
Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:
- Предмет договора: какой результат сделки.
- Сумма договора и порядок расчёта: когда и сколько платить.
- Права и обязанности сторон: как происходит работа.
- Ответственность сторон: что будет, если вы или партнёр нарушите сроки.
- Порядок изменения и расторжения договора: как расторгнуть договор или принять к нему дополнительные соглашения.
- Реквизиты сторон: какие у вас и партнёра расчётные счета, ИНН, ОГРН и адреса.
Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.
Если вы используете с клиентами стандартную форму договора и заменяете нужные реквизиты в ворде или экселе, пользуйтесь шаблонами в Эльбе. Загрузите свой шаблон договора, и Эльба автоматически подставит реквизиты контрагента из справочника.
- Статья: Как обманывают в договорах
- Шаблоны распространённых договоров:
- Шаблон договора об оказании услуг
- Шаблон договора подряда
- Шаблон договора поставки
Счёт
Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.
Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.
Шаблон счёта
В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. 
Платёжные документы
Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.
Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ.
На патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели, а остальные освобождены.
Посмотрите список в статье, там же вы найдёте информацию об отсрочке до 2021 года для ИП без сотрудников и полную инструкцию по переходу на онлайн-кассы.
Статья про онлайн-кассы
Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.
Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя.
Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя.
Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.
Товарная накладная (N ТОРГ-12)
Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.
Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.
Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.
- Шаблон накладной
- Статья: товарная накладная ТОРГ‑12
- В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.
Акт об оказании услуг
Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.
Шаблон акта
Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью. 
Счёт-фактура
Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.
Организации и ИП на УСН, ЕНВД и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.
Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.
Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.
Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.
Универсальный передаточный документ (УПД)
Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.
Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.
На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).
Статья актуальна на 02.02.2021
Предоставление закрывающих документов по закону РФ
В бухгалтерии одним из наиболее важных типов документации выступают закрывающие документы, которые должны предоставлять контрагенты при совершении любой сделки. В этой статье будет рассмотрено, что же собой представляют закрывающие документы, а также как и когда их надлежит получать.
Что такое закрывающие документы
Закрывающая документация представляет собой специальные бумаги, которые подтверждают акт осуществления сделки обоими сторонами по факту выполнения деловыми партнерами предмета этой сделки. Такая документация в обязательном порядке ведется бухгалтерией и регистрируется.
Поэтому, при проведении абсолютно любой сделки, следует уделять особое внимание не только предоставлению такого рода документации, но и правильности ее оформления.
В данном случае можно проверять не столь внимательно только банковские выписки, квитанции и платежки, хотя их наличие тоже должно быть обязательным.
Чтобы избежать в будущем недоразумений или неприятных ситуаций с контрагентами, необходимо заранее в контракте прописывать все особенности и нюансы по проводимым процедурам.
Там рекомендуется указать весь перечень документов, необходимых для того, чтобы закрыть сделку по факту выполнения партнерами своих обязательств.
Каждая организация требует от бухгалтерии строгого учета и отслеживания всех проводимых процедур, а также наличия соответствующих бумаг.
Любая операция, связанная с денежными переводами, должна быть задокументирована и взята на бухгалтерский учет. Наличие соответствующих бумаг подтверждает факт поступления денег на счет фирмы.
При этом организация-контрагент обязана закрывать процедуру перевода денежных средств аналогичными документами.
Наличие закрывающих документов необходимо для того, чтобы у бухгалтера были на руках подтверждение того, что с юридической стороны сделка завершена, а также оплачена. Именно физическим (письменным) подтверждением этого факта и является подобного рода документация.
Поскольку сделки носят самых разнообразный характер, то и документы их закрывающие могут быть самыми различными. Чаще всего в стандартный список закрывающих бумаг к выставленному счету входят:
- акт, свидетельствующий о факте оказания или выполнения определенных видов работ или услуг;
- счет-фактура;
- товарная или товарно-транспортная накладная. Она необходима только в определенных ситуациях. К таковым, например, относятся перевозка или доставка определенных товаров.
При заключении сделок на поставку различных товаров, контрагент должен передавать накладную.
Она в обязательном порядке должна содержать в себе следующие реквизиты:
- наименование документа и дата его выдачи;
- перечень и описание передаваемого товара;
- единица измерений и количество товара (приводятся в денежном и натуральном эквивалентах);
- наименование поставщика;
- подпись лица, ответственно за доставку. Также должны быть указаны его инициалы и должность.
В законодательстве не прописана обязательная форма для оформления накладной. Поэтому любая организация может разработать для себя свой собственный бланк. Но все вышеуказанные реквизиты должны отображаться в нем.
В случае, если предметом сделки выступали определенные виды работ и услуг, тогда контрагент должен предоставить акт. При оказании услуг появляются определенные нюансы.
Они заключаются в том, что закрывающие бумаги на обслуживание, не включенные в обязательные условия в заключенном договоре, могут не предоставляться в оригинале. Тогда в бухгалтерские регистры допускается подшивание копий актов. Такая ситуация возможна при заключении договоров оферты или аренды.
Акт, как закрывающая документация, подтверждает не только факт совершения сделки, но и отсутствие претензий у заказчика. Посредством акта можно включать расходы по совершенным сделкам в налоговые декларации. Акт выдается в двух экземплярах и хранится у обоих участников сделки.
Форма акта не стандартизирована, но в ней должны быть указаны следующие реквизиты:
- наименование документа;
- его нумерация;
- наименование заказчика и исполнителя;
- перечень проведенных действий;
- указание стоимостных и натуральных показателей;
- подпись всех участников сделки с указанием инициалов и должностей.
Также по завершению сделки контрагенты могут передавать первичные документы. При этом любая сделка всегда должна подтверждаться счетом-фактурой и соответствующим актом.
Когда должны передаваться закрывающие документы
Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке.
Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале.
В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:
- задержка бумаг поставщиком;
- задержка покупателем первичной документации;
- недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.
Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:
- из рук в руки;
- по электронной почте;
- по обычной почте.
Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.
Как получить
О вариантах получения подобного рода бумаг немного говорилось в предыдущем пункте. Здесь мы детально рассмотрим условия получения, и кто может передавать подобную документацию.
Предоставлять подобного рода документацию могут только юридические лица и частные предприниматели, которые оплатили счет посредством наличных средств прямо в офисе. Также частный предприниматель может осуществить оплату безналичным переводом.
Закрывающая документация получается на руки в следующем месяце (в начале или до 15 числа) после поступления оплаты.
Датировка на бумагах должна стоять последним числом месяца, в котором осуществлялась оплата.
Закрывающая документация является обязательной для бухгалтерской регистрации и учета. Она должна соответствовать установленным правилам оформления и не содержать ошибок. В противном случае у предприятия могут возникнуть проблемы с налоговой службой. Поэтому к ее оформлению следует подходить ответственно.
Видео «Как оформить закрывающие документы с помощью интернета»
Видео инструкция о том, как выписать счет и получить закрывающие документы в системе Директ Менеджер.
Если у Вас остались какие-то вопросы, обращайтесь по телефону:8 (800) 777-08-62 доб. 146
P.S. — Звонок с территории РФ бесплатный.
Срок выставления акта выполненных работ
Заказчик не подписывает акты выполненных работ и задерживает оплату по договору. Как подписать односторонний акт?
По общему правилу, при отказе, равно как и при уклонении одной из сторон от подписания акта выполненных работ в нем делается отметка об этом, и акт подписывается в одностороннем порядке. Однако этот вариант не подразумевает автоматическую возможность применения данной нормы. Для ее реализации требуются некоторые обязательные действия, чтобы суд принял их оформление законными.
Можно ли подписать односторонний акт по услугам?
Да, несмотря на то, что основные моменты статьи Гражданского кодекса прописаны в разделе о строительном подряде, для других договорах будет применена норма по аналогии. Еще лучше, если право и процедура подписания одностороннего акта указана в самом договоре. Однако такой текст встречается у тех, кто уже сталкивался с подобной проблемой.
Подготовка и подписание одностороннего акта
Для начала, вам требуется прочитать свой договор. В нем должен быть пункт, который определяет срок, в течение которого одна из сторон обязана подписать акт, а в случае не согласия, направить мотивировочный отказ. Как правило, такие условия есть в каждом договоре. Если их нет, то не стоит особенно переживать, так как судебная практика делает свое дело.
При завершении работ по договору подрядчик обязан пригласить заказчика для участия в приемке результата работ (для услуг предусмотрен иной вариант). Не сделав это, вы не сможете ссылаться на отказ заказчика от подписания и требовать их оплаты на основании одностороннего акта. Отправка приглашения должна быть документально подтверждена.
Если заказчик не появился в указанное время или отказался подписывать документы, следующим шагом надо переслать почтовым отправлением акты выполненных работ по адресу, который указан в реквизитах заказчика, а если он не совпадает с выпиской из ЕГРЮЛ, то рекомендуется направить сразу по двум адресам.
В подтверждении этого шага у вас должны остаться опись вложения и чек об отправке. Если вы собираетесь воспользоваться услугами курьеров, то пойдет их транспортная накладная и кассовый чек. Стоит учесть, что желательно воспользоваться той компанией, которая имеет лицензию на оказание почтовых услуг (Почта России, EMS и т.д.)
Если срок подписания актов истек и вам не направлено мотивировочного отказа от подписания, вы имеете право подписать его в одностороннем порядке и сделать на нем соответствующую отметку.
Претензионный и судебный порядок
Дальше вам ничего не остается, кроме как идти в суд. Если контрагент отказывается подписывать акты, то вероятность того, что он оплатит оставшуюся часть, равна нулю. Но перед этим, вам стоит опять вернуться к договору.
Если сторонами предусмотрен претензионный порядок разрешения спора, то прежде чем подавать исковое заявление, нужно отправить претензию об оплате задолженности по договору.
Однако если в разделе разрешения споров есть слова «путем переговоров» либо «в дружественной форме», то это не является претензионным порядком и можно смело отправлять иск в суд.
Стоит иметь ввиду, что односторонний акт сдачи выполненных работ может быть признан судом недействительным только в том случае, если мотивы отказа от подписания акта признаны им обоснованными.
Кроме того, отказ в оплате счетов фактически влекут возникновение неосновательного обогащения ответчика за счет исполнителя, добросовестно выполнившего условия договора, что противоречит принципам добросовестности в предпринимательской деятельности.
Подрядчик не оплачивает выполненные работы субподрядчику, на основании того, что генеральный подрядчик с ними не рассчитался. Законно ли это?
Все зависит от условий в договоре. Но по общим правилам, заказчик и субподрядчик не вправе предъявлять друг другу требования, связанные с нарушением договоров, заключенных каждым из них с генеральным подрядчиком.
Расчеты субподрядчика непосредственно с заказчиком могут производиться в случае, когда между ними с согласия генерального подрядчика заключен договор на выполнение отдельных работ либо в договорах генподряда и субподряда стороны предусмотрели, что расчеты за выполненные работы субподрядчик производит непосредственно с заказчиком, минуя генерального подрядчика.
В договоре подряда нет сроков проведения работ. Считается ли он недействительным?
Да. В соответствии со статьей 740 ГК РФ по договору строительного подряда подрядчик обязуется в установленный срок по заданию заказчика построить определенный объект либо выполнить иные строительные работы.
Следовательно, условие о сроке окончания работ является существенным условием договора. Поскольку в договоре это условие отсутствует, в силу статьи 432 ГК РФ данный договор следует считать незаключенным.
Пытаемся взыскать деньги с заказчика. А он подал встречный иск на недействительность сделки. Если ее признают таковой, обяжут ли нас вернуть аванс?
Суд может удовлетворить требования заказчика, однако возврат средств происходит крайне редко. В соответствии со статьей 167 ГК РФ при признании сделки недействительной каждая из сторон обязана возвратить другой все полученное по сделке, а в случае невозможности возвратить полученное в натуре возместить его стоимость. Возврат выполненных работ и использованных при их исполнении материалов невозможен. Однако подписание акта заказчиком свидетельствует о потребительской ценности для него этих работ и желании ими воспользоваться.
При таких обстоятельствах заявленное исковое требование исполнителя подлежит удовлетворению, а понесенные подрядчиком затраты — компенсации.
- Анализ документов
- Перспективы и риски
- Рекомендации со ссылками на нормы права
4 900 ₽ 2 900 ₽ 
- Юридический анализ
- Составление документов
- Инструкции для самостоятельной подачи
9 900 ₽ 6 500 ₽ 
- Сбор доказательств
- Исковое, возражения, ходатайства и подача в суд
- Юрист на каждом заседании
от 25 000 ₽
озвучьте проблему — я предложу решение
Может ли собственник требовать у управляющей компании акты выполненных работ? — Правовед.RU
СтатьиОтчет управляющей организации перед клиентами
Завершился календарный год, а это значит, что наступило время подготовки отчетности не только для контролирующих органов, но и для собственников помещений в многоквартирном доме.
Однако, в отличие от бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности, форма и порядок заполнения которых регламентируются нормативными документами, отчет управляющей организации формируется ею самостоятельно.
Это требует свободного владения внутренней информацией компании, творческих навыков и аналитических способностей. В статье приведены некоторые предложения по составлению такого отчета.
Форма и порядок — предмет согласования
Согласно п. 11 ст.
162 ЖК РФ, если иное не установлено договором управления многоквартирным домом, управляющая организация ежегодно в течение первого квартала текущего года представляет собственникам помещений в многоквартирном доме отчет о выполнении договора управления за предыдущий год.
Это единственная норма закона, в которой упоминается об отчете управляющей компании перед клиентами. Ни форма, ни содержание, ни порядок представления отчета, ни последствия поступления от собственников квартир возражений по нему не оговорены в нормативных документах.
Для управляющей организации, которая выбрана по результатам открытого конкурса, проводимого органом местного самоуправления, требования несколько конкретизированы: за 15 дней до окончания срока действия договора она должна предоставить собственникам помещений возможность ознакомиться с ежегодным письменным отчетом об исполнении договора управления, включающим информацию о выполненных работах, оказанных услугах по содержанию и ремонту общего имущества, а также сведения о нарушениях, выявленных уполномоченными контрольными органами (пп. 14 п. 14 Правил проведения органом местного самоуправления открытого конкурса по отбору управляющей организации для управления многоквартирным домом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 06.02.2006 N 75).
В связи со всем сказанным нужно весьма критически относиться к выпускаемым органами местного самоуправления документам, которыми утверждаются примерные формы отчета.
Местные власти не могут требовать составления отчета от управляющих организаций, кроме той ситуации, когда находящиеся в управлении помещения принадлежат к муниципальному жилфонду.
Главная цель подобных документов — повысить правосознание собственников помещений (чтобы граждане знали, чего требовать от управляющей компании).
Обратите внимание! Орган местного самоуправления не вправе навязывать управляющей организации форму отчета перед собственниками помещений.
Итак, форма, сроки и порядок представления отчета могут быть согласованы только в договоре управления.
Как правило, управляющая организация разрабатывает свою форму (удобную для составителей), указывает ее в качестве приложения к договору, а также определяет сроки, периодичность и порядок доведения отчета до собственников.
Однако встречаются и иные ситуации -когда в договоре управления нет ни слова про отчетность исполнителя.
В этом случае собственники на основании закона вправе требовать отчет в течение первого квартала календарного года, но для формального выполнения данного требования управляющей организации будет достаточно изготовить банальную «отписку». Ответственности за непредставление отчета клиентам управляющая организация не несет. В самом худшем для нее случае собственники просто могут изменить способ управления (выбрать другую управляющую организацию), расторгнув тем самым договор с предыдущей компанией*(1).
Если же форма, сроки и порядок представления отчета установлены в договоре, там же может найтись место и для определения ответственности за их нарушение уже в виде финансовых санкций.
Зачем нужен отчет собственнику помещения?
Очевидно, что главная заинтересованная сторона — собственники помещений. Отчет необходим им как источник информации о выполненных (оказанных) управляющей организацией работах (услугах). Поскольку объектом управления является многоквартирный дом и жильцам не нужна информация по другим домам, отчет должен содержать сведения только по одному дому.
Как известно, при заключении договора управления стороны обязаны определить перечень работ и услуг по содержанию и ремонту общего имущества, а также коммунальных услуг, которые должны быть предоставлены управляющей организацией собственникам помещений в течение срока действия договора.
В дальнейшем управляющая организация лишь выставляет собственникам счет (платежный документ) согласно договору. В свою очередь, приемки выполненных работ (оказанных услуг) в традиционном ее понимании (с подписанием акта между заказчиком и исполнителем) не происходит. Правила содержания общего имущества (п.
40) дают собственникам помещений право в соответствии с условиями договора:
- получать информацию о перечнях, объемах, качестве и периодичности оказанных услуг и выполненных работ (не позднее 5 рабочих дней с даты обращения);
- проверять объемы, качество и периодичность оказания услуг и выполнения работ (в том числе путем проведения соответствующей экспертизы);
- требовать от ответственных лиц устранения выявленных дефектов и проверять полноту и своевременность их устранения.
О порядке реализации указанных прав в нормативном документе не говорится.
В частности, в каком виде должен быть составлен запрос и предоставлена информация о перечнях, объемах, качестве и периодичности услуг и работ? В платежном документе может найти отражение только информация о сумме перерасчета платы за коммунальные услуги, содержание и ремонт жилья в случае нарушения качества или периодичности оказания этих услуг (пп.«д» п. 38 Правил предоставления коммунальных услуг). Также исполнитель коммунальных услуг обязан составлять акт об их непредоставлении. Вместе с тем о фактическом объеме, видах и стоимости оказанных услуг в отношении общего имущества многоквартирного дома в целом информация каждому отдельному собственнику недоступна. Иначе говоря, у каждого отдельного собственника не складывается «картинка» в целом по дому, а показатели из платежного документа, касающиеся только его доли в общем имуществе, по сути неинформативны.
Таким образом, интерес собственников помещений понятен — они хотят знать соотношение уплаченных ими (предъявленных к уплате) сумм с объемом и видами запланированных (фактически выполненных) работ и услуг.
Поэтому с точки зрения собственника отчет управляющей организации должен быть максимально детализирован, наполнен исчерпывающей информацией о состоянии общего имущества, выполненных работах, их стоимости, причем эта информация должна быть предоставлена в понятном, удобном виде (таблицы, графики, диаграммы).
Добиться этого собственники могут, только если настоят на утверждении конкретной формы отчета как приложения к договору управления.
Однако в настоящее время по многим причинам (в первую очередь низкий уровень правосознания и активности граждан, а также неразвитая конкуренция на рынке управления многоквартирными домами) при согласовании условий договора управления перевес сил на стороне управляющей организации.
Собственники же, как правило, соглашаются на все предложенные условия, зачастую даже не ознакомившись с проектом договора до его непосредственного принятия. Поэтому тот вариант развития событий, когда собственник получит идеальный для него отчет управляющей организации, практически нереален. Компания представит такой отчет, который ей удобно составлять. Поэтому остается выяснить: какую выгоду может извлечь сама управляющая организация из представления потребителям отчета? Или отчет является только обузой для компании, отвлекающей трудовые и материальные затраты (в связи с чем его составляют неинформативным, недетализированным, лаконичным)?
Зачем нужен отчет управляющей организации?
По нашему глубокому убеждению, отчет управляющей организации перед собственниками помещений при грамотном подходе к его составлению и, конечно, при условии долгосрочной стратегии присутствия на рынке может стать эффективным инструментом воздействия на собственников помещений.
Главная функция отчета с точки зрения управляющей организации — информирование собственников помещений. Специфика деятельности по управлению многоквартирным домом состоит в том, что собственники помещений не всегда могут увидеть и, что называется, пощупать результат услуг и работ.
Например, если гражданин нанимает бригаду для ремонта квартиры, он сам следит за ходом работ, проверяет качество используемых материалов, видит результат, принимает его, заставляет исполнителей устранять недостатки и т.п.
, то есть держит руку на пульсе, потому что знает, за что и кому он платит деньги.
С содержанием общего имущества до сих пор ситуация совершенно иная. Из сознания обывателя никак не уйдет мысль, что «где-то есть какая-то управляющая организация, она выполняет какие-то работы, я ей плачу какие-то деньги». В большинстве случаев ни о результате работ, ни об их фактической стоимости (по наименованиям) собственник помещения не имеет понятия.
Жильцы видят результат лишь некоторых услуг и работ — чистую придомовую территорию и помещения общего пользования, своевременный вывоз мусора. О состоянии внутридомового инженерного оборудования они могут и не подозревать до момента возникновения аварийной ситуации.
Именно поэтому те управляющие организации, которые в условиях ограниченного финансирования предпочитают проводить работы по предотвращению аварийных ситуаций на коммунальных сетях, жертвуя при этом, например, уборкой подъездов, никогда не дождутся благодарности от жильцов. И наоборот, достаточно сделать косметический ремонт в подъезде, чтобы завоевать доверие граждан.
Убедить жильцов в необходимости проводить капитальный ремонт общего имущества также вряд ли удастся, если до аварий дело не доходило ранее. Но, как известно, дешевле аварию предотвратить, чем устранять сначала ее последствия и только затем причины.
Поэтому управляющей организации, которая серьезно относится к своему бизнесу и клиентам, нужно менять сознание собственников помещений. Жильцы должны знать, в каком состоянии находится общее имущество в целом и его отдельные элементы (и не только те, что на виду).
Они должны иметь информацию о том, какие меры предпринимает управляющая компания для улучшения состояния общего имущества. Это позволит им трезво взглянуть на ситуацию и принимать взвешенные решения на общих собраниях (например, поддержать непопулярное предложение компании об увеличении платы за содержание и ремонт общего имущества).
С учетом вышеизложенного можно назвать несколько составляющих отчета управляющей организации перед собственниками помещений.
Акт выполненных работ и счет фактура — что выставлять первым
Акт выполненных работ и счет фактура обычно сопровождают почти любую сделку. Однако не все знают правильную процедуру оформления документов
Акт выполненных работ и счет фактура
Многие предприниматели, ведущие торговую деятельность или оказывающие услуги, знакомы с таким определением, как ЭСФ (электронный счет фактура). Счет фактура представляет собой важнейший и обязательный налоговый документ для предприятий. Бухгалтеры в компаниях, которые ведут бухгалтерский учет, должны уметь правильно выставлять и получать счет фактуру.
Этот документ оформляется на специальном бланке и нужен для того, чтобы подтверждать оказанные услуги, совершение сделки и других взаимодействий с клиентом или покупателем.
Что указывается в бланке? В документе нужно отразить наименование товара, количество товара, а также реквизиты предприятий обеих сторон.
Когда оплачивается услуга или какой-либо товар, то поставщик платит НДС, который свидетельствует совершение уплаты налога на добавленную стоимость. Важность бумаги отмечена в Налоговом Кодексе Республики Казахстан.
Налог на добавленную стоимость тщательно проверяется уполномоченным органом и помогает бизнесменам для предоставления НДС к отчету, где представитель предприятия НДСник зачастую ценится клиентами, потому что это позволяет платить меньшую уплату НДС.
Счет фактура – это основание, на котором клиент оформляет все бумаги, связанные с НДС. Если бизнесмен работает по упрощенной системе уплаты налогов, то в форме счета фактура не заполняется поле, где нужно указать НДС.
Что такое «Акт выполненных работ» и как он связан со счетом фактура?
Актом выполненных работ представляет собой документ, который оформляется при взаимодействии поставщика и заказчика (тот, кто заказывает какие-либо услуги или покупает товар). Акт составляется по стандартной форме, которая утверждена Министерством финансов РК.
В основном этот документ оформляется вместе со счетом фактуры. У поставщика и заказчика услуги должен быть экземпляр документа, чтобы подтвердить информацию оказания услуг.
- Выписать и получить бумагу Акт выполненных работ можно на портале электронных счетов фактур.
- Действия между налогоплательщиками ЭАВР осуществляется в ИС ЭСФ с помощью опции «Акты выполненных работ».
- Действует ли счет фактура без акта выполненных работ?
- Счет фактура – это бумага для ведения отчета товарообмена, с помощью нее осуществляют все действия с НДС.
- Акт выполненных работ – это бумага для бухгалтерской деятельности, а точнее – для учета, с помощью которой ведут отчет проделанной работы или услуг, а затраченные деньги на них являются средствами при оплате налога на прибыль.
Счет фактура и акт выполненных работ – незаменяемые бумаги, у каждой из них есть свои функции. Поэтому для действительного взаимодействия предпринимателя и заказчика очень важно формировать счет-фактуру и обязательно составлять ЭАВР.
Может ли счет фактура быть выписана раньше акта выполненных работ?
Счет-фактура не может быть выписан до АВР, также как и до осуществления перемещения и реализации товара. Это является нарушением. Предприятие взаимодействует с НДС, поэтому нужно правильно составлять счета фактуры.
Что касается счета фактуры и товарного чека, то для заказчика (физического лица) достаточно обычного чека. ЭСФ нужен только юридическим лицам.
По ним идет возмещение НДС, если продавец – плательщик НДС. По товарному чеку НДС не возмещается, даже если покупатель — юридическое лицо. Для физических лиц НДС в любой ситуации не возмещается.
Но если покупатель требует ЭСФ, то поставщик обязан предоставить документ.
Оформление Акта выполненных работ
Бумаги учетной системы, которые нужно предоставить для оформления АВР:
- реализация учета материально-производственных запасов, а также услуг;
- акт, подтверждающий реализацию оказанных услуг;
- осуществление услуг по переработке.
Составить электронных акт выполненных работ можно в форме документа с помощью команды ЭАВР. В документе, в окне «Выписан», должно быть зафиксировано значение «На портале ИС ЭСФ».
Оформить Электронный Акт выполненных работ также возможно из списка документов, нажав на опцию «ЭАВР» – «Создать электронный АВР».
Когда документ уже оформлен, в нем автоматически указывается информация, которая указана в учетном документе, по которому и был создан ЭАВР. После создания документа должен появиться статус «Документ сформирован».
Важно также учесть, что регистрационный номер предоставляется ЭАВР сервером ИС ЭСФ.
Мы предлагаем упростить себе жизнь и использовать программу Prosklad с легким и понятным интерфейсом для оформления СНТ и ЭСФ.
Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
Счет, счет-фактура и акт выполненных работ — стандартный набор бумаг, сопровождающий большинство хозяйственных сделок. Нужны ли все эти документы в полном объеме или от каких-то из них можно отказаться? Насколько критичны расхождения в датах их составления? Как можно сократить объем бумаг, избавив бухгалтерию от ненужной макулатуры? Ответим на эти вопросы.
В сложившейся хозяйственной практике в пакет документов, сопровождающих сделку, включают счет, счет-фактуру и акт выполненных работ. Такой набор бумаг бухгалтерия подшивает после того, как работы приняты заказчиком и в учете произведены необходимые операции.
Возникает вопрос: если все три документа относятся к одной сделке, должны ли они оформляться одной датой или могут расходиться во времени? И если да, то насколько критично это расхождение?
Законодательство не содержит требования о том, чтобы даты в акте выполненных работ и в счете-фактуре совпадали. А дата выставления такого документа, как счет, вообще не регламентирована ни одним нормативным актом.
Это объясняется тем, что счет не признается первичным документом в бухучете, да и для налогового учета он не имеет никакого значения. Исполнитель выставляет его заказчику по своему усмотрению или в сроки, прописанные в договоре.
То есть совпадение в датах счета, счета-фактуры и акта выполненных работ допустимо, но не обязательно.
Можно ли использовать с актом выполненных работ как счет-фактуру, так и универсальный передаточный документ? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Что нужно учесть в ситуации, когда акт и счет-фактура оформлены разными датами?
Дата в акте выполненных работ — важный элемент, влияющий на достоверность формирования информации в бухгалтерском учете. Этой датой в учете заказчика признаются расходы в размере стоимости выполненных работ, согласованной сторонами. В учете исполнителя этой же датой отражается выручка от реализации работ и признаются связанные с исполнением обязательств по договору расходы.
Дата счета-фактуры влияет на своевременность получения заказчиком работ вычета по НДС. Она определяется по нормам п. 3 ст. 168 НК РФ и выбирается из отрезка длиной в 5 календарных дней, отсчитываемых от момента:
- выполнения работ, оказания услуг или отгрузки товаров и продукции;
- получения аванса;
- изменения объема выполненных работ (количества или цены отгруженных товаров).
Получается, что расхождение в датах является нормальной ситуацией, ограниченной временными рамками.
А что будет, если нарушить 5-дневный срок или оформить не авансовый счет-фактуру ранее, чем работы будут выполнены и приняты заказчиком? Такая календарная чехарда, если она происходит на границе налоговых периодов, может вызвать претензии контролеров и стать поводом для штрафа. Но вообще более позднее выставление счета-фактуры Минфин не склонен рассматривать, как основание для отказа в вычете покупателю.
О возможных штрафах при нарушении срока выставления счета-фактуры рассказываем в этом материале.
Как избавиться от календарной путаницы
Чтобы не ошибаться с датами в акте и счете-фактуре, можно оптимизировать процедуру оформления этих двух документов, а именно объединить их в одном универсальном передаточном документе (УПД). Соответственно, и дата у такого документа будет только одна. Исчезнет причина разночтений в датах, и риски претензий контролеров сведутся к минимуму.
Переход на применение УПД требует предварительной подготовки:
- Нужно на основе рекомендуемой налоговиками формы УПД разработать бланк, позволяющий совместить сведения из счета-фактуры и акта выполненных работ. Важно, чтобы эта форма содержала все обязательные для первичного документа и счета-фактуры реквизиты.
- Утвердить в учетной политике бланк УПД и возможность его применения.
- Согласовать с контрагентами условия применения УПД.
Общие рекомендации по оформлению УПД приведены в письме ФНС России от 21.10.2013 № MMB-20-3/96@.
Подробнее об алгоритме перехода на УПД рассказываем здесь.
Итоги
Дата счета законодательством не регламентируется и определяется самостоятельно исполнителем работ или прописывается в договоре. Счет-фактура и акт выполненных работ могут оформляться одной датой.
Допустимо выставлять счет-фактуру в даты, отличные от даты первичного документа (акта). При этом разница в датах не должна превышать 5 календарных дней.
Чтобы не путаться в датах и оптимизировать документооборот, можно заменить акт и счет-фактуру одним универсальным передаточным документом (УПД).
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.