Проводят ли тсж (жск) с штатом 4-7 человек спецоценку условий труда (соут)?

Законы

У вас есть наёмные сотрудники, и вы решили провести СОУТ — спецоценку условий труда. Вы выбрали компанию-оценщика и заключили с ней договор. До проведения СОУТ вам надо подготовить документы, а после оценки — забрать отчёт у экспертов и заполнить декларацию соответствия. В статье расскажем и покажем на примерах, что и как надо сделать. Вам останется только повторить.

• Юлия Гребенюк
• Редактор: Ирина Ситникова
• Иллюстратор: Мария Клочанова

1. Создайте комиссию. Выберите среди сотрудников председателя и участников. В компаниях чаще всего председатель комиссии — директор, а участники — главный бухгалтер и кто-нибудь из руководителей отделов. Если вы индивидуальный предприниматель, то вам и быть председателем комиссии.

В комиссию должно входить нечётное количество человек. Один человек проводить оценку не должен, а двое — уже чётное число. В комиссии должны быть минимум три человека (п. 1 ст. 9 закона № 426-ФЗ).

Если у вас нет столько работников, включите сколько есть. Например, если вы ИП и из сотрудников у вас только бухгалтер, то комиссия будет состоять из двух человек.

Издайте приказ о создании комиссии. Перечислите в нём ФИО людей и их должности.

Скачать образец приказ о создании комиссии

2. Составьте список мест и график проведения СОУТ. В произвольной форме составьте список мест, которые будут оценивать эксперты, и сделайте график с датами проведения СОУТ. Даты вам скажет компания-оценщик. Распечатайте документы и подпишите у всех членов комиссии.

Сделайте перечень рабочих мест и подпишите у всех членов комиссии

Сделайте перечень рабочих мест и подпишите у всех членов комиссии

3. Составьте график работы сотрудников. Эксперты компании-оценщика могут попросить показать график работы сотрудников. Данные о графике вы можете взять из трудовых договоров или из общего положения о внутреннем распорядке.

Сделайте график произвольным списком. Укажите в нём ФИО сотрудников, должности и время работы. Подпишите список у членов комиссии.

Подготовьте документы

Список мест, график проведения СОУТ и график работы сотрудников никуда отправлять не надо, они остаются у вас и хранятся вместе с бухгалтерскими документами. Вы их покажете эксперту, когда он придёт оценивать условия труда.

Оценщик будет проверять вас в два захода. Даты вы предварительно согласовываете с компанией-оценщиком. К вам может приехать один эксперт или несколько человек. Это зависит от специфики вашего бизнеса и объёма работы.

Один человек физически не сможет проверить крупное предприятие или производство, потому что надо сделать много разных замеров и использовать разное оборудование. А вот с проверкой небольшого офиса или салона справится и один человек. У малого бизнеса будет всего один оценщик — он проведёт идентификацию и сделает замеры.

Заход 1. Идентификация. В первый раз оценщик осмотрит помещение, проверит, что надо замерить. Этот этап называется идентификацией. Он нужен, чтобы проверяющий понял, какое оборудование взять с собой в следующий раз (ст. 10 закона про СОУТ).

Во время идентификации эксперт может побеседовать с сотрудниками. Сделайте так, чтобы все работники были на своих местах. Все участники комиссии должны участвовать в проверке и быть рядом.

Когда придёт эксперт, покажите ему рабочие места сотрудников и их список, который вы подготовили и подписали у членов комиссии. Покажите оценщику оборудование и график работы сотрудников. Он всё осмотрит и скажет вам, что будет замерять: освещённость, вибрацию, ультразвук или что-то ещё. Вам останется договориться о следующей встрече для замеров.

Заход 2. Замеры. На втором этапе эксперт проводит замеры. Он привозит с собой оборудование и измеряет показатели разных факторов. Данные замеров оценщик заносит в специальные карточки.

На каждого сотрудника формируют отдельную карточку. В ней эксперт присваивает класс условий труда, даёт рекомендации по улучшению рабочих условий и расписывает, какие компенсации положены работнику. Иногда он указывает подкласс условий. Чем выше класс условий труда, тем больше положено компенсаций работникам.

Класс	Доплаты и начисления
1–2 класс	Как правило, никаких доплат за вредность условий труда и дополнительных страховых начислений нет. Но, если эксперт отнесёт второй класс к вредным условиям, он может написать в рекомендации, что надо увеличить отпуск на семь оплачиваемых календарных дней (ст. 117 закона № 421-ФЗ).
Эксперт присваивает классы, опираясь на значения замеров, которые он получил с помощью специального оборудования. Если предельно допустимая норма концентрации какого-то фактора выше положенной, то специалист присваивает класс опасности (Руководство Р 2.2.2006-05).
3–4 класс	Это уже вредные условия. Здесь приготовьтесь к тому, что придётся пересматривать длительность рабочей недели, сумму компенсаций или рассмотреть прибавку к зарплате. Все рекомендации вы увидите в личной карте СОУТ

Здесь эксперт присвоил второй итоговый класс условий труда. Сотрудники не будут получать никаких дополнительных льгот

Здесь эксперт присвоил второй итоговый класс условий труда. Сотрудники не будут получать никаких дополнительных льгот

В строке 040 указывают дополнительные доплаты и льготы сотрудникам

В строке 040 указывают дополнительные доплаты и льготы сотрудникам

Оценщик собирает информацию по классам и компенсациям в сводную ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда

Оценщик собирает информацию по классам и компенсациям в сводную ведомость результатов проведения специальной оценки условий труда

Все предложения по улучшению из личных карт сотрудников попадают в перечень рекомендуемых мероприятий. Это общий список того, что вам надо изменить или улучшить. Например, улучшить освещение или купить дополнительную спецодежду. Если у вас всё хорошо и ничего менять не надо, эксперт так и напишет.

Если у эксперта есть рекомендации, он напишет их в перечне рекомендуемых мероприятий

Если у эксперта есть рекомендации, он напишет их в перечне рекомендуемых мероприятий

• Изучите и подпишите отчёт оценщика
• Эксперт прикладывает к своему отчёту все документы, которые заполнил на основе замеров, и отдаёт вам в срок, который вы согласовали в договоре.
• Если кто-то из членов комиссии не согласен с результатами проверки, он должен написать свои возражения на отдельном листе, подписать их и приложить к отчёту.

Если с оценкой не согласны все участники комиссии или работники, напишите заявление и отправьте в Роструд. Сделать это можно лично, по почте или через сайт Госуслуг. В течение 30 рабочих дней жалобу рассмотрят и, если посчитают нужным, назначат внеплановую проверку (приказ Минтруда № 709Н).

Если отчёт всех устраивает, председатель комиссии и её участники подписывают документ. Вначале ставят свои подписи члены комиссии, затем отдают на утверждение председателю комиссии.

В отчёте должны быть (ст. 15 закона № 426-ФЗ):

1. Информация о компании-оценщике: название, юридический адрес, сведения об эксперте.
2. Заключение эксперта о проведении идентификации.
3. Список рабочих мест, которые оценивали.
4. Протоколы проведения исследований.
5. Сводная ведомость результатов проведения оценки.
6. Перечень рекомендуемых мероприятий по улучшению.
7. Карты специальной оценки.
8. Заключение эксперта по результатам СОУТ.

1. Сообщите оценщику, что вы подписали отчёт. Когда председатель комиссии подпишет отчёт, у вас по закону есть три рабочих дня, чтобы сообщить об этом компании-оценщику. В качестве доказательства достаточно выслать титульный лист отчёта с подписью (п. 5.1 ст. 15 закона № 426-ФЗ).

После этого вышлите компании-оценщику копию отчёта с подписями. Сделать это можно заказным письмом с уведомлением о вручении или электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Когда компания-оценщик получит копию подписанного отчёта, она передаст результаты СОУТ во ФГИС — федеральную государственную информационную систему, где хранятся результаты оценки. Через три дня после передачи информации в систему оценщик должен отправить вам:

• письмо с информацией, что все результаты попали во ФГИС;
• копию отчёта с печатью сотрудника ФГИС, который принял отчёт.

Он может прислать вам документы одним из двух способов:

• отправить почтой;
• выслать электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью.

2. Заполните декларацию соответствия. В течение 30 дней после того, как председатель комиссии подписал отчёт, заполните декларацию соответствия и отправьте в свою Инспекцию труда.

Вы можете подать декларацию:

• лично;
• по почте с описью вложения и уведомлением о получении;
• в электронном виде на сайте Роструда. Для этого вам понадобится квалифицированная электронная подпись.

Скачать бланк декларации соответствия

Узнать адрес Инспекции труда в своём регионе

Про учёт результатов СОУТ — в ст. 18 закона № 426-ФЗ

Образец заполнения декларации соответствия, которую работодатель должен отправить в Инспекцию труда в течение 30 дней после подписания отчёта председателем комиссии

Образец заполнения декларации соответствия, которую работодатель должен отправить в Инспекцию труда в течение 30 дней после подписания отчёта председателем комиссии

Декларация действует пять лет. Отсчёт начинается со дня внесения результатов оценки во ФГИС. Через пять лет декларацию нужно будет продлить. Это значит, что оценку придётся повторить (п. 4 ст. 11 закона № 426-ФЗ).

3. Ознакомьте с отчётом своих сотрудников. В течение 30 дней после того, как председатель комиссии подпишет отчёт, ознакомьте с ним своих сотрудников. Сделайте произвольную форму, укажите в ней ФИО сотрудников, их должности. Пусть каждый распишется, что ознакомлен с результатами оценки.

Если у вас есть сайт, то по закону вы должны в течение 30 дней разместить на нём информацию о результатах проверки. Отсчёт начинается с того дня, как его подписал председатель комиссии (п. 6 ч.2 ст. 15 закона № 426-ФЗ).

4. Заполните таблицу 5 в отчётности по страховым взносам. Когда будете отчитываться перед Фондом социального страхования по взносам от несчастных случаев, запишите результаты оценки в таблице 5 формы 4-ФСС.

Последние вести с полей по штрафам

Если в предыдущей статье мы писали, что ещё не было случаев со штрафами, то сейчас всё не так радужно. Предпринимателям стали приходить штрафы.

Государственная инспекция труда узнаёт о том, что компания не провела СОУТ, из федеральной государственной информационной системы.

Инспекторы периодически проводят её мониторинг, и, если у компании нет данных об оценке, ей высылают уведомление.

Государственная инспекция, если не увидит во ФГИС информацию о СОУТ, может выслать вам уведомление и попросить прийти вас или уполномоченного представителя для объяснений

Государственная инспекция, если не увидит во ФГИС информацию о СОУТ, может выслать вам уведомление и попросить прийти вас или уполномоченного представителя для объяснений

Если вы получили такое уведомление, но при этом проводили оценку и все документы у вас на руках, вам надо прийти в инспекцию с отчётом и пообщаться с инспектором. А если оценки не было или вы провели её с опозданием, придётся заплатить штраф.

В социальных сетях бухгалтеры активно делятся между собой информацией о штрафах за опоздание или отсутствие СОУТ

В социальных сетях бухгалтеры активно делятся между собой информацией о штрафах за опоздание или отсутствие СОУТ

Перед проведением СОУТ подготовьте пакет документов:

1. Приказ о формировании комиссии для проведения СОУТ.
2. Список рабочих мест.
3. График проведения СОУТ.
4. График работы сотрудников.

Эксперт приедет к вам дважды. В первый раз он посмотрит, что надо проверить и какое оборудование понадобится. Во второй раз он будет замерять.

У компании-оценщика вы должны забрать отчёт, который содержит:

1. Информацию о компании-оценщике: название, юридический адрес, сведения об эксперте.
2. Заключение эксперта о проведении идентификации.
3. Список рабочих мест, которые оценивали.
4. Протоколы проведения исследований.
5. Сводная ведомость результатов проведения оценки.
6. Перечень рекомендуемых мероприятий по улучшению.
7. Карты специальной оценки.
8. Заключение эксперта по результатам СОУТ.

При мониторинге федеральной государственной информационной системы инспектор может выявить, что компания не провела СОУТ или опоздала по срокам проведения. В этом случае вам придет уведомление от государственной инспекции труда, где вас пригласят на встречу.

Опубликовали 18 сентября 2020 года

Спецоценка условий труда для предприятий: проведение, сроки, результат — Эльба

Спецоценка условий труда — это проверка рабочих мест сотрудников. Специальная организация, которая проводит спецоценку, смотрит, есть ли на рабочих местах вредные или опасные для сотрудника факторы. От результатов спецоценки будет зависеть размер взносов за сотрудников.

Кому нужна спецоценка

Спецоценку проводят все ООО и предприниматели с сотрудниками: даже магазины с одним кассиром или веб-студии с одним только дизайнером. Спецоценка нужна даже тогда, когда в штате есть водители или сотрудники, которые работают с выездом на объект.

Спецоценка не нужна только предпринимателям без сотрудников или с удалёнными сотрудниками. 

Когда сотрудник всего один, и это — директор

Часто в организации есть только один сотрудник — директор. Чтобы не проводить спецоценку для его рабочего места, в трудовом договоре иногда указывают, что он работает удаленно из дома. Но из-за этого могут возникнуть проблемы с достоверностью сведений в ЕГРЮЛ.

Дело в том, что организация должна регистрироваться по месту, где находится её постоянно действующий исполнительный орган — руководитель. А если руководитель работает из дома и в офис не ходит, то постоянным местонахождением будет его домашний адрес. А значит его и нужно записать в ЕГРЮЛ как юридический. 

Но здесь появляется уже другой вопрос: может ли директор вообще быть удалённым сотрудником.

С одной стороны, директор в самом деле работает дома, а с другой — его место работы совпадает с юридическим адресом организации, то есть место работы не удалено от него.

Есть даже случаи, когда спецоценку проводят у директора дома. Поэтому лучше узнать мнение вашей трудовой инспекции и опираться на него. 

Когда проводить спецоценку

У новых ООО или ИП есть 12 месяцев на проведение спецоценки. Декларация соответствия условий труда, которую организация подает в трудовую инспекцию по итогам спецоценки, действует бессрочно, если условия труда не меняются. Проведите спецоценку снова, если:

1. Создали новые рабочие места;

2. Переехали в другой офис;

3. У сотрудника появилось заболевание из-за вредных или опасных факторов на рабочем месте.

4. Сотрудник получил травму на рабочем месте;

5. Трудинспекция нашла нарушения условий труда.

Если вы зарегистрировали ООО или ИП больше года назад, но еще не провели спецоценку, сделайте это как можно скорее.

Как провести спецоценку

Для организации спецоценки нужна комиссия. ИП может самостоятельно выполнять все ее функции, если не получается создать полноценную комиссию. Обычно в нее входят: специалист по охране труда, представители профсоюза и работодателя, сам ИП или руководитель организации. 

Комиссия составляет график проведения спецоценки и перечень рабочих мест, которые подпадают под спецоценку. Это формальная процедура, дополнительно с документами ничего делать не нужно, просто сохраните их. Специальной формы для этих документов нет, можете оформить их на свое усмотрение. 

Спецоценку проводят не для конкретного сотрудника или должности, а для рабочего места. Поэтому количество сотрудников иногда отличается от количества рабочих мест. Если один сотрудник совмещает две должности, то и рабочих мест у него может быть два. И наоборот, если сотрудники работают у станка в две смены, то рабочее место у них будет одно на двоих. 

Cпецоценку проводит организация, у которой есть разрешение на эту деятельность. Найдите такую на сайте, а потом проверьте, есть ли она в реестре аккредитованных организаций.

Если эксперты найдут вредные или опасные факторы на каких-то рабочих местах, то проведут измерения и присвоят класс: оптимальный, допустимый, вредный или опасный. От этих классов зависят размеры взносов «на травматизм» и доптарифы по пенсионным взносам.

В конце процедуры организация, которая проводила спецоценку, предоставляет отчет о ее проведении. На этом история со спецоценкой не заканчивается, самое ответственное впереди.

Что делать с результатами спецоценки

Комиссия (или сам ИП) подписывает отчет о проведении спецоценки. После этого:

1. В течение 30 дней с даты, когда подписали отчет, ознакомьте сотрудников с результатами спецоценки под подпись.

2. В этот же срок опубликуйте результаты спецоценки на своём сайте, если он есть. Например, Контур на своём сайте оформил это так:

3. Также у вас есть 30 дней, чтобы отправить в трудовую инспекцию декларацию по рабочим местам, где не нашли вредных условий. Декларация подтвердит, что вы выполнили все требования на рабочих местах. 

4. Заполните результаты спецоценки в таблице 5 отчёта 4-ФСС. 

Таблица 5 заполняется по данным на 1 января отчетного года. Если вы провели спецоценку в 2020 году, то ее результаты попадут в отчет только в следующем году. В отчете 4-ФСС за 2020 год укажите результаты предыдущей спецоценки, если она была. 

А во всех отчетах 4-ФСС в 2021 году таблица 5 будет одинаковой с результатами спецоценки 2020 года.

Что будет, если не проводить

За отказ от спецоценки грозит штраф: для руководителя организации и ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, для ООО — от 60 до 80 тысяч рублей. За повторное нарушение штрафы увеличиваются, а работу компании могут приостановить на срок до 90 суток. А если с сотрудником на работе что-то случится, то за отсутствие спецоценки уже будут наказывать по Уголовному Кодексу.  

Статья актуальна на 08.02.2021

Методика проведения СОУТ в 2020 году: пошаговая инструкция для специалиста по охране труда

Статья для специалистов по охране труда, которые еще не проводили спецоценку или не уверены в своих знаниях. Расскажем про изменения с 2020 года, этапы спецоценки и что делать на каждом из них. Поможет избежать ошибок и штрафов

Специальная оценка условий труда (далее — СОУТ) включает четыре обязательных этапа. Нельзя менять последовательность этапов. Каждое новое мероприятие можно начинать только после того, как закончено предыдущее. Иначе нарушите порядок СОУТ.

Если нарушить процедуру СОУТ или не провести вовсе, то административный штраф составит (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ):

• от 5 000 до 10 000 рублей — для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей;
• от 60 000 до 80 000 рублей — для организаций.

Этапы специальной оценки условий труда

Продолжительность этапов разная. Самый длительный и трудоемкий — подготовительный этап.  

Этап 1. Подготовительный

Шаг 1. Работодателю нужно проанализировать, на каких рабочих местах проводить спецоценку:

• составить список рабочих мест, на которых заканчивается СОУТ в ближайшие полгода. Важно: спецоценку новых рабочих мест в организации нужно провести в течение 12 месяцев;
• составить список рабочих мест, где меняли технологическое оборудование и сырье. На внеплановую СОУТ таких мест — полгода.

Шаг 2. Сформировать перечень рабочих мест, где нужно провести СОУТ. Он понадобится для технического задания, которое станет основой договора или контракта на спецоценку.

Какую организацию выбрать для проведения спецоценки рабочих мест?

Требования по подбору экспертной организации указаны в статье 19 Федерального закона «О специальной оценке условий труда» от 28.12.2013 № 426-ФЗ.

Процедура выбора исполнителя — экспертной организации практически одинакова для коммерческих и бюджетных организаций:

• Специалист по охране труда составляет техническое задание, где в том числе указаны требования к экспертной организации. Как правило, организация-заказчик запрашивает коммерческое предложение в разных экспертных организациях. Такой запрос составляют в виде письма, где указывают количество рабочих мест, прилагают карточку организации. Полученные коммерческие предложения регистрируют в журнале и передают конкурсной комиссии.
• Конкурсная комиссия, организованная при контрактно-договорном или юридическом отделе, рассматривает предложения специалиста и выбирает исполнителя, соответствующего по цене.

Обязательно проверьте, что организация-исполнитель входит в реестр организаций, проводящих специальную оценку условий труда, на сайте Минтруда России:

Шаг 3. После того как вы совместно с конкурсной комиссией выберете экспертную организацию, процессом заключения договора будут заниматься юристы вашей организации. Вы в этот момент должны подготовить документы:

• приказ о проведении СОУТ и утверждении руководителем организации графика ее проведения;
• карточку организации с реквизитами для оформления договора;
• штатное расписание с указанием, трудятся ли на должностях или профессиях инвалиды;
• список контингентов на медосмотр;
• список работников, получающих гарантии и компенсации;
• сведения о СНИЛС сотрудников;
• перечень оборудования, машин, инструментов на рабочих местах.

Подготовка этой информации занимает время. Начните собирать документы заранее, чтобы не затягивать процесс СОУТ.

• Скачайте образцы в конце статьи в разделе «Шпаргалка»: приказ о проведении специальной оценки условий труда, график проведения специальной оценки условий труда по договору оказания услуг.

В конце статьи есть шпаргалка

Этап 2. Технический

На этом этапе выбранная экспертная организация сообщает заказчику, когда ее эксперты и сотрудники лаборатории начнут СОУТ.

Шаг 4. Когда эксперты придут к вам, проведите с ними вводный инструктаж по охране труда. Вместе определите, на каких местах будете проводить декларирование, а на каких — замеры.

Сопровождайте экспертов во время замеров. Идентификацию потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов нужно проводить в присутствии работников.

Но если, например, СОУТ проводят в медицинской организации, нельзя проводить исследования при пациентах.

Постарайтесь правильно организовать замеры, чтобы работник понимал, что проводится в отношении его рабочего места.

Шаг 5. После замеров, пока эксперты будут интерпретировать результаты исследований и составлять отчет, подготовьте декларацию соответствия условий труда. Эксперты организации, которая проводит СОУТ, это делать не обязаны, но могут пойти на встречу и помочь с ее подготовкой.

Обратите внимание! Отчет вам направят для обсуждения. На этом этапе вы вправе проверить все карты СОУТ, протоколы, заключения экспертов и даже, возможно, найти свои ошибки в наименовании рабочих мест или структурных подразделений. В дальнейшем, когда экспертная организация привезет вам готовый подписанный отчет, никакие изменения внести уже будет нельзя.

Этап 3. Организационный

Шаг 6. Когда работодатель получил от экспертной организации бумажный вариант отчета о проведении СОУТ, можно применить результаты СОУТ. Для этого составьте:

• план мероприятий по улучшению условий и охраны труда по результатам СОУТ. В отчете экспертной организации есть перечень рекомендованных мероприятий по отдельным рабочим местам;
• план действий по выполнению мероприятий по улучшению условий и охраны труда. Например, эксперт может написать в рекомендации: «на рабочем месте № 078А снизить воздействие вредного производственного фактора (тяжесть труда)». Поскольку специалист по охране труда присутствовал во время замеров, он знает, что на этом рабочем месте нужно заменить стул на компьютерное кресло с регулируемой по высоте подставкой и подвижной спинкой. Это снизит нагрузку на позвоночник во время вынужденной позы сидя.

Шаг 7. Пока составляете планы, параллельно подпишите отчет членов комиссии и утвердите отчет у председателя комиссии. Если кто-то из комиссии не соглашается подписывать отчет, разъясните, что члены комиссии обязаны расписаться. Как вариант: если есть какие-то замечания, нужно написать особое мнение и приложить его к отчету.

Шаг 8. Издайте приказ о применении результатов СОУТ. Этот приказ знаменует собой заключительный этап спецоценки.

• Скачайте образец в конце статьи в разделе «Шпаргалка»: приказ о применении результатов СОУТ.

В конце статьи есть шпаргалка

Этап 4. Заключительный

Шаг 9. Издайте приказ о применении результатов СОУТ после того, как отчет утвердит председатель комиссии по проведению СОУТ.

Шаг 10. Отправьте копии отчета в экспертную организацию и подайте декларации в трудовую инспекцию — это важный этап. Не ошибитесь и не опоздайте. Сроки:

1. Не позже 3 рабочих дней с момента утверждения отчета отправьте отсканированную копию титульного листа почтой с уведомлением, а также по факсу или по электронной почте в организацию, которая провела у вас СОУТ. Если этого не сделать или нарушить сроки, вас оштрафуют до 80 000 рублей по ч. 2 ст. 5.27.1. КоАП РФ.
2. Не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении спецоценки — срок подачи декларации в ГИТ (п. 5 Порядка, утв. Приказом Минтруда России от 07.02.2014 № 80н).
3. После того как вы отправите декларацию СОУТ в ГИТ, а бухгалтерия передаст копию сводной ведомости о проведении СОУТ в ФСС РФ, письменно ознакомьте работников с картами спецоценки, а также разместите сводную ведомость и утвержденный работодателем план мероприятий по улучшению условий труда на своем официальном сайте. Срок для этого — не более 30 дней с момента утверждения отчета о проведении СОУТ.

Спецоценка условий труда заканчивается в день, когда утвердили отчет о проведении СОУТ.

Спецоценка рабочих мест: изменения в законодательстве с 2020 года

С 1 января 2020 года вступили в силу глобальные изменения в Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Бесплатные вебинары по охране труда

Эксперты-практики. Онлайн-тесты. Сертификаты Контур.Школы

Посмотреть видео

Учтите, что теперь:

1. Работодатель вправе требовать от организации, которая проводит СОУТ, подтвердить факт, что сведения о результатах размещены в Федеральной государственной информационной системе учета результатов проведения специальной оценки условий труда (ФГИС СОУТ). Это следует из дополнений пункта 5 части 1 статьи 4 в Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».
2. Отчет о проведении СОУТ нужно подписать не обычной, а усиленной квалифицированной электронной подписью. Также допускается направлять отчет по почте с уведомлением.
3. Работодатель сможет использовать результаты проведения СОУТ только при условии, что сведения внесены во ФГИС СОУТ. Результаты, где есть сведения, составляющие гостайну или иную охраняемую законом тайну, можно применять со дня утверждения отчета о проведении СОУТ. Это следует из обновленной части 2 статьи 7 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ. Следовательно, гарантии и компенсации за работу во вредных условиях труда можно назначать не с момента утверждения отчета о проведении СОУТ председателем комиссии, а с момента выгрузки отчета во ФГИС СОУТ. Помните, что подтвердить факт размещения сведений о результатах в ФГИС СОУТ — обязанность экспертной организации.
4. Срок действия декларации СОУТ с 1 января 2020 года отсчитывается не с момента, когда утвержден отчет о проведении СОУТ, а с момента выгрузки отчета во ФГИС СОУТ.

Установлен срок для утверждения отчета о проведении СОУТ — не позднее 30 календарных дней с момента, как отчет получен от экспертной организации (ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Ранее такого срока не было.

Также рекомендуем почитать статью «8 типичных ошибок специалистов по охране труда при проведении СОУТ».

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• График проведения СОУТ по договору оказания услуг 618.1 КБ
• Образец приказа о проведении СОУТ 570 КБ
• Приказа о применении результатов СОУТ 601.7 КБ

Скачать

Соут при изменении штатного расписания — компания «охрана. безопасность»

Пересмотр организационной структуры предприятия – не слишком частое, но все же регулярное для российской практики явление.

Причины его могут различаться: некоторые компании таким способом оптимизируют свою численность, экономя фонд оплаты труда, другие, напротив, расширяются, чтобы иметь ресурсы для решения новых задач.

Но у всех них возникает оправданный вопрос: как поступить с процедурой специальной оценки условий труда? В каких случаях нужно организовывать внеочередную СОУТ, а когда это не требуется?

Варианты изменения штатного расписания

Ответ на поставленный вопрос определяется характером изменений, вносимых в штатное расписание. Все их можно подразделить на три укрупненные категории:

• изменения, связанные с простым переименованием позиций, занимаемых работниками. При этом сущность их обязанностей и, главное, условия труда сохраняются неизменными;
• изменения, связанные с существенным пересмотром обязанностей сотрудников и условий их труда;
• введение в штатное расписание полностью новых позиций.

Конечно, существует еще один вариант — сокращение должностей и численности персонала компании, однако понятно, что в этой ситуации для сокращаемых позиций проводить спецоценку не нужно.

Спецоценка при переименовании должностей

Когда перед организацией встает вопрос о необходимости организации дополнительной процедуры специальной оценки, ей нужно руководствоваться положениями статьи 17 426-ФЗ. Он является основным нормативным документом, устанавливающим правила выполнения СОУТ, и содержит четкий список ситуаций, в которых компании необходимо провести внеплановую спецоценку.

В части 3 обозначенной статьи определенно говорится о том, что изменение названия должности или перевод позиции из одного структурного подразделения организации в другое без изменения условий труда чаще всего не становится основанием для внеочередной процедуры СОУТ. Однако окончательное решение по этому вопросу принимается комиссией по спецоценке, которая создается работодателем для курирования решений, связанных с этой процедурой.

СОУТ и штатное расписание: изменение функционала должности или условий труда

Если при пересмотре штатного расписания для конкретной должностной позиции существенно изменяются условия ее трудовой деятельности, в отношении нее должна быть проведена внеплановая спецоценка.

Достаточно часто такие ситуации сопровождаются введением нового наименования должности, однако так бывает не всегда.

В частности, статья 17 426-ФЗ указывает, что внеочередная проверка организуется, если для данной позиции:

• изменяется характер технологического процесса;
• производится замена основного используемого оборудования;
• меняется качественный состав сырья и материалов, используемых в процессе работы;
• меняется характер индивидуальных или коллективных защитных средств, используемых для минимизации воздействия негативных факторов производства.

Все эти случаи объединяются общей характеристикой: в них происходит заметная корректировка условий труда работника и, как следствие, характера воздействия на него производственных факторов. Если такие обстоятельства имеют место в организации, ей необходимо провести внеочередную СОУТ для этих рабочих мест.

При этом в первых двух ситуациях, которые связаны с изменением производственного процесса или состава применяемого оборудования, на проведение спецоценки предприятию отводится 12 месяцев.

По вторых двух ситуациях, которые предполагают замену состава СИЗ или используемых материалов, оценка должна быть проведена в течение шести месяцев.

Новая должность в штатном расписании для СОУТ

Введение в организации новой должности – это ситуация, прямо предусмотренная пунктом 1 части 1 статьи 17 426-ФЗ.

Этот раздел данного федерального закона однозначно указывает, что в данном случае компания обязана провести внеочередную процедуру спецоценки.

На организацию и выполнение этой процедуры предприятию отводится ровно год. К моменту окончания этого срока у нее должен быть готов отчет по СОУТ для этих позиций.

Подчеркнем, что такая процедура проводится только для тех должностных позиций, которые впервые вводятся в компании. Результаты проверки для других рабочих мест, которые были получены ранее, продолжают действовать. Согласно 426-ФЗ срок действия документации по СОУТ составляет пять лет.

Однако если проверенные рабочие места относятся к категории оптимальных или допустимых, и для них в установленном порядке составлены декларации условий труда, то через пять лет срок их действия продлится автоматически на аналогичный период.

Однако это произойдет только в том случае, если в течение этих пяти лет в организации не было серьезных происшествий – например, несчастных случаев.

Соут для совместителей

17 января 2020 | Просмотров 283

В каких нормативных документах, кроме Закона № 426-ФЗ, можно найти соответствующую информацию?

Каждая компания в нашей группе компаний имеет свой юридический адрес. Некоторые сотрудники в одной компании работают как на основном рабочем месте, а в другой — по совместительству на той же должности и на том же рабочем месте. Как им проводить СОУТ? Только по основному месту работы? 

Дмитрий СМИРНОВ, директор филиала в Новосибирске, направление “Охрана труда и Экология” Группы компаний SRG 

Разъяснения по вашему вопросу можете найти в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее — ТК РФ).

Так, статья 20 ТК РФ гласит, что работодатель — это физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры.

В статье 212 ТК РФ сказано, что работодатель обязан обеспечить проведение специальной оценки условий труда (далее — СОУТ) в соответствии с законодательством о СОУТ.

А в пункте 3 статьи 3 Федерального закона «О специальной оценке условий труда» от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ (далее — Закон № 426-ФЗ) указывается, что СОУТ не проводится в отношении условий труда надомников, дистанционных работников и работников, вступивших в трудовые отношения с работодателями — физическими лицами, не являющимися индивидуальными предпринимателями.

Соответственно приведенные выдержки из законодательства говорят о том, что каждое юридическое лицо группы компаний должно проводить СОУТ на всех рабочих местах, включая совместителей.

При этом полный пакет сводного отчета о проведении СОУТ должен содержать сведения обо всех рабочих местах согласно штатному расписанию каждого юридического лица.

Исключение может быть, если для совместителя не предусмотрено рабочего места, то есть он работает дома — фактически является надомником. В последнем случае этот факт должен быть отражен в трудовом договоре.

С практической стороны выполнения работ при проведении измерений экспертная организация может не проводить двойные измерения (что влияет на стоимость проведения работ по СОУТ), однако оформлять результаты необходимо в соответствии с Законом № 426-ФЗ на каждое рабочее место.

Также каждое юридическое лицо обязано заключить отдельный договор на оказание услуг по проведению СОУТ, издать приказ о создании комиссии, провести СОУТ, утвердить сводный отчет. Экспертная организация обязана передать сведения во ФГИС по каждому юридическому лицу.

Источник: Охрана труда и пожарная безопасность №12

Специальная оценка условий труда (СОУТ) в 2018 году

До 31 декабря 2018 года все компании с наемными работниками, независимо от размера и режима налогообложения, обязаны провести специальную оценку условий труда (СОУТ). Мы провели исследование в области спецоценки и подготовили инструкцию, чтобы наши клиенты прошли новую незнакомую процедуру без проблем.

Специальная оценка условий труда была введена с 1 января 2014 года (Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Эта новая для работодателей процедура пришла на смену аттестации рабочих мест. Однако вместе с ее введением был установлен так называемый переходный период – компаниям и ИП, которые проводили аттестацию рабочих мест, разрешили не проводить спецоценку до конца 2018 года.

Годы прошли, о СОУТ многие подзабыли, однако час «Х» уже близок, и многие компании рискуют попасть на штрафы, и немаленькие. Главное изменение в СОУТ – теперь такая оценка условий труда стала обязательной для всех компаний и ИП, где есть наемные сотрудники.

Мы подготовили данную публикацию с целью напомнить о том, что такое специальная оценка условий труда, и чем опасно ее непроведение.

Что такое специальная оценка условий труда

Специальная оценка условий труда (сокращенно – СОУТ) – это оценка условий труда работников компании с привлечением специализированной организации. Она проводится для того, чтобы выявить опасные и вредные факторы на рабочих местах. По итогам проведения спецоценки условий труда устанавливается класс условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные.

Как показывает наша практика взаимодействия с клиентами, о спецоценке знают немногие. А среди тех, кто хоть что-то слышал об этой процедуре, большинство полагают, что она – только для вредных и опасных производств, а не для компаний, чьи сотрудники работают в офисах. Однако это не так.

Кто должен провести СОУТ

По закону, СОУТ нужно проводить всем, у кого есть сотрудники. Работают они во вредных либо опасных условиях, или нет – значения не имеет. Причем проведение спецоценки условий труда необходимо завершить не позднее 31 декабря 2018 года.

Ответственность за отсутствие СОУТ

Если не успеть провести СОУТ в установленный срок или нарушить порядок проведения спецоценки – будут штрафы. Сумма штрафа для организации – от 60 тыс. до 80 тыс. руб., для руководителя или ИП штраф составит от 5 тыс. до 10 тыс. руб.

За повторное нарушение штрафы будут еще больше:

• для директора – штраф от 30 тыс. до 40 тыс. руб. или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет,
• для ИП – от 30 тыс. до 40 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• для компании – от 100 тыс. до 200 тыс. руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Хотя оценка условий труда в небольшом офисе может быть проведена за один день, потребуется некоторое время на «организационные процедуры»: поиск подрядчика, который будет проводить СОУТ, заключение с ним договора, получение отчета о проведенной СОУТ, оформление документов по спецоценке внутри компании и т.д. На все это может потребоваться полтора-два месяца. Поэтому, чтобы уложиться в сроки, безопаснее озаботиться этим вопросом уже сейчас.

Мы подготовили для вас пошаговую инструкцию по проведению спецоценки условий труда и постараемся помочь с выбором компании, которая проведет СОУТ вовремя и за разумные деньги.

Какие рабочие места не нуждаются в спецоценке?

Можно не проводить спецоценку компаниям, в которых работают:

• только директор – единственный учредитель, если с ним не заключен трудовой договор, так как СОУТ обязательна только для компаний и ИП, у которых есть наемные сотрудники.
• надомники и дистанционные работники – это освобождение от СОУТ прямо прописано в законе 426-ФЗ.
• сотрудники по договору подряда, так как СОУТ рассчитана на оценку рабочих мест тех, кто нанят в компанию по трудовому договору.

Важно!

Нельзя проводить оценку по вакантным должностям, то есть на рабочих местах, где еще пока никто не трудится. СОУТ надо будет провести сразу после выхода сотрудника на работу.

Сроки проведения оценки

Проводить спецоценку рабочих мест необходимо не реже одного раза в 5 лет. Таким образом, провести спецоценку условий труда в 2018 году необходимо, если:

• в компании ни разу не проводили спецоценку рабочих мест;
• в компании в 2018 году закончился срок действия результатов проведенной ранее аттестации рабочих мест;
• возникла необходимость во внеплановой спецоценке.

Основания для внеплановой спецоценки:

• введены новые рабочие места;
• изменились условия на рабочих местах: изменился технологический процесс, установлено новое оборудование, стали использовать новые виды сырья и материалов и др.);
• трудинспекция выдала предписание провести спецоценку по итогам выявленных нарушений;
• изменились условия на рабочих местах: изменился технологический процесс, установлено новое оборудование, стали использовать новые виды сырья и материалов и др.);
• произошел несчастный случай или выявлено профзаболевание по причине воздействия вредных или опасных факторов;
• провести внеплановую оценку предложил профсоюз.

Спецоценку в первых двух названных ситуациях необходимо провести в течение полугода с момента ввода в эксплуатацию новых рабочих мест или изменения условий на рабочих местах, в остальных ситуациях – в течение 12 месяцев.

ФСС возмещает затраты на проведение спецоценки

Часть средств, потраченных на проведение спецоценки условий труда, можно возместить за счет взносов на страхование от производственного травматизма.

При этом «на руки» ФСС деньги за спецоценку не выдает – компенсация затрат на СОУТ проводится путем зачета потраченных средств в счет уплаты взносов на травматизм.

И списать за счет ФСС всю стоимость услуг по спецоценке тоже не получится, так как зачесть можно максимум 20% от страховых взносов на травматизм, которые начислены за предыдущий год и скорректированы на сумму соцвыплат по травматизму.

Получается, что, чем больше у компании было взносов к начислению, тем больше вероятность того, что удастся возместить всю или хотя бы большую часть расходов, затраченных на оценку рабочих мест.

Порядок проведения оценки условий труда в организации

Предлагаем вам пошаговый алгоритм проведения спецоценки условий труда.

Шаг 1. Издать приказ о проведении СОУТ и создании комиссии по СОУТ

Гендиректор компании подписывает приказ о проведении спецоценки и создании комиссии по СОУТ. В документе пофамильно перечисляются все члены комиссии – их должно быть нечетное число, но не меньше трех. Если в компании больше 50 сотрудников, в составе комиссии должен быть специалист по охране труда. Главой комиссии назначается гендир (как правило).

Шаг 2. Утвердить перечень оцениваемых рабочих мест

Перечень рабочих мест для СОУТ утверждает комиссия. В нем указывается количество рабочих мест для каждой должности – это количество должно соответствовать штатному расписанию компании.

Пример из практики: можно сэкономить на СОУТ, если в компании много «сотрудников-близнецов»

В компании нашего клиента 100 сотрудников колл-центра. Они работают в одном офисе, пользуются идентичной офисной техникой: компьютеры, телефоны. Так зачем оценивать все эти рабочие места, если они идентичны по условиям?

Мы изучили законодательство и выяснили, что, если в компании есть несколько сотрудников, которые занимают одинаковые должности и находятся в одном помещении с одними и теми же системами освещения, отопления, вентиляции, оборудованием и проч.

– такие места по закону считаются аналогичными, и СОУТ можно провести только у 20% подобных рабочих мест, но не меньше двух. Таким образом, у нашего клиента можно провести спецоценку условий труда у 20 рабочих мест (а не 100).

То есть затраты на проведение СОУТ снизятся в разы.

Шаг 3. Утвердить график проведения СОУТ

Вместе с перечнем рабочих мест, подлежащих СОУТ, комиссия должна составить график проведения спецоценки в компании, а генеральный директор – утвердить его своим приказом.

Шаг 4. Выбрать подрядчика для проведения СОУТ

Специальную оценку условий труда могут проводить только специализированные компании, аккредитованные в Минтруда. Актуальный перечень аккредитованных организаций выложен в свободном доступе на сайте министерства – при помощи поиска выбираете компанию в своем регионе и заключаете с ней договор.

Шаг 5. Предоставить информацию для СОУТ

После заключения договора со специализированной организацией необходимо передать ей сведения, документы и информацию, характеризующие условия труда на рабочих местах (технологическую документацию, проекты строительства зданий и др.).

Если ранее проводилась аттестация рабочих мест, необходимо предоставить документы по ее результатам (предыдущие карты аттестации) компании, проводящей СОУТ.

Дело в том, что если раньше были выявлены какие-то вредные условия, а новая спецоценка признает условия труда оптимальными, то возникает риск конфликта с работниками.

Необходимо, чтобы все изменения в условиях труда были документально зафиксированы.

Шаг 6. Пригласить специалистов для проведения СОУТ

Привлеченная аккредитованная организация проводит оценку рабочих мест сотрудников на тяжесть трудового процесса, измеряет температуру воздуха, уровень звука, освещенность, шумы и др. По итогам исследования эксперт классифицирует условия труда по степени вредности и опасности на оптимальные, допустимые, вредные и опасные.

Шаг 7. Получить и подписать отчет о СОУТ

Результаты специальной оценки условий труда оформляются в виде отчета.

Он состоит из нескольких разделов: сведений об организации, проводящей СОУТ, перечня рабочих мест, карты со сведениями об установленном классе условий труда и сводной ведомости по результатам оценки.

Отчет готовит специализированная организация, а все члены комиссии со стороны компании должны его подписать. В течение трех рабочих дней с момента утверждения отчета его копию надо отправить в аккредитованную организацию.

Шаг. 8. Ознакомить сотрудников с результатами специальной оценки условий труда

С результатами проведенной спецоценки необходимо ознакомить всех сотрудников под роспись – на это отводится 30 календарных дней со дня утверждения отчета.

Шаг 9. Обнародовать результаты оценки в интернете

В тот же 30-дневный срок сведения о проведенной спецоценке – о классах условий труда на рабочих местах и перечень мероприятий по улучшению условий труда – необходимо разместить в интернете на официальном сайте компании.

Шаг 10. Внести информацию о СОУТ в договоры с сотрудниками

Необходимо дополнить трудовые договора пунктом об условиях труда на рабочем месте – это касается новых работников. Договоры с уже работающими можно поменять, заключив соответствующие дополнительные соглашения.

Шаг 11. Подать декларацию в трудинспекцию

Если по результатам обследований и измерений условия труда на рабочих местах признаны оптимальными или допустимыми, необходимо заполнить декларацию соответствия и подать ее в трудовую инспекцию по месту нахождения компании. Сделать это надо также в течение 30 дней с момента утверждения отчета.

Шаг 12. Известить о результатах проведенной спецоценки ФСС

После проведения СОУТ нужно предоставить информацию об условиях труда в ФСС – так как результаты подобного «тестирования» условий труда влияют на размер скидки или надбавки к страховому взносу от несчастных случаев и профзаболеваний. Для этого нужно отразить соответствующие данные в форме 4-ФСС.

Шаг 13. Сообщить в ПФР о рабочих местах с «нехорошими» условиями

Если по результатам спецоценки выявлены вредные или опасные рабочие места, дающие право на льготную пенсию, необходимо проинформировать ПФР. Для этого в фонд подается перечень льготных должностей и список работников, имеющих право на досрочную пенсию. Информация по классам условий труда по результатам СОУТ отражается в расчете по взносам.

Важно!

Помимо штрафа, компания, которая не провела СОУТ, будет платить дополнительные взносы в ПФР. В 2018 году тариф взноса составляет 9%.

Работодатели, которые провели спецоценку условий труда, будут начислять дополнительные взносы в ПФР по дифференцированным тарифам – от 2 до 8% в зависимости от вредности условий труда.

Если по результатам СОУТ условия труда признаны оптимальными или допустимым, дополнительный тариф составит 0%, что освобождает от уплаты страховых взносов по дополнительным тарифам.

Как мы помогаем нашим клиентам с СОУТ

Мы всегда заботимся о том, чтобы наши клиенты – собственники и директора компаний – не отвлекались на решение вопросов, условно относящихся к бизнесу. Например, на выбор организации для проведения спецоценки условий труда. Это достаточно важная и ответственная задача, требующая срочного решения и одновременно не терпящая поверхностного изучения.

Специально для наших клиентов мы провели мониторинг всех аккредитованных организаций и собрали информацию о компаниях, готовых оказать услуги СОУТ нашим клиентам до конца 2018 года по самым приятным ценам.

Они могут спокойно заниматься бизнесом, а не мучительно гадать, кому доверить СОУТ, чтобы не переплатить и уложиться в срок, будут ли результаты оценки должным образом отражены в отчетах, и т.д.

Мы все продумали и подготовили к тому, чтобы все клиенты провели СОУТ до конца 2018 года.