Как внести в договор управления порядок актирования выполненных работ?

Статья актуальна на 21 мая 2020

С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику.

иллюстратор — Маргарита Федосеева

Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС

Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме.

Поставщик:

Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.
Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.

Заказчик:

Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и услуг.
Отправляет поставщику электронное извещение о том, что он получил документ о приемке.
Проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта.

После этого порядок действий участников закупки отличается в зависимости от результатов приемки. Заказчик может:

принять ТРУ полностью,
принять ТРУ частично,
отказаться принять ТРУ.

При полной приемке товара:

Заказчик готовит документ о приемке в бумажном виде.
В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг» и прикладывает к нему скан документа о приемке.
Подписывает передаточный документ своей ЭП и отправляет его поставщику.
Публикует документы об исполнении в реестре контрактов.

При частичной приемке:

Заказчик готовит два бумажных документа: акт о частичной приемке товаров и мотивированный отказ от приемки.
В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему сканы бумажных документов и отправляет его поставщику.
Поставщик формирует корректировочный документ, в котором указывает только те ТРУ, которые принял заказчик.
Подписывает корректировочный документ своей ЭП и отправляет его заказчику.
Заказчик отправляет поставщику уведомление о том, что получил корректировочный документ.
Проверяет этот документ и, если нет замечаний, подписывает его ЭП.

При отказе от приемки:

Заказчик готовит мотивированный отказ от приемки в бумажном виде.
В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему скан отказа от приемки и отправляет его поставщику.
Поставщик может исправить недостатки и поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае он готовит новый передаточный документ и отправляет его заказчику.

Как сформировать электронный документ о приемке

В ЕИС можно сформировать:

счет-фактуру и передаточный документ,
счет-фактуру,
передаточный документ.

Чтобы создать любой из них, поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учетный документ».

После этого откроется форма создания документа. Некоторые поля система заполнит автоматически: она возьмет данные из контракта или единого реестра участников закупок (ЕРУЗ). Остальные сведения поставщик должен указать самостоятельно. Он заполняет пять разделов документа.

Раздел «Общая информация»
Здесь нужно указать основные сведения, например, вид документа, дату его создания и название организации поставщика.
Раздел «Контрагенты»
В этом разделе перечислены все данные о поставщике и заказчике, например:

название организации,
ИНН и КПП,
реквизиты свидетельства о регистрации.

Эти данные система заполнит автоматически и редактировать их поставщик не сможет.

Единственное исключение — адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика. При желании их можно исправить. Также поставщик может вручную ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, в этом разделе нужно указать сведения об этой организации. Также сюда можно добавить информацию о перевозчике.

Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.
Раздел «Товары, работы и услуги»
Здесь поставщик указывает сведения о товарах, работах или услугах (ТРУ), которые должен принять заказчик. Как и в предыдущих разделах, часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную, например:

Указывается автоматически Указывает поставщик

Название и код ТРУ	Сорт и артикул товара
Единица измерения	Количество
Цена за единицу измерения с НДС и без него	Данные таможенной декларации

Для лекарств действуют другие правила:

Указывается автоматически Указывает поставщик

Название и код лекарства	Срок годности
Международное непатентованное наименование (МНН)	Размер оптовой надбавки
Торговое название, форма и дозировка	Данные таможенной декларации
Страна-производитель
Цена за упаковку
Налоговая ставка

Раздел «Факт отгрузки»

Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг, в том числе:

дату,
имя и должность сотрудника, который передаст товар,
данные транспортной накладной,
данные документа об отгрузке.

Раздел «Подписанты»

Здесь нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право, поставщик должен лишь выбрать из них одного или нескольких из них.

Раздел «Подписание»

В этом разделе можно посмотреть печатную версию документа. Поставщик должен проверить, правильно ли он заполнил все сведения, и подтвердить, что документ готов к подписанию.

После того, как все ответственные сотрудники подпишут документ своей электронной подписью, система автоматически проверит его на ошибки. Если она найдет нарушения, их нужно исправить и подписать документ заново. Если нарушений нет, система отправит подписанный документ заказчику.

После этого поставщик должен распечатать готовый документ и передать его заказчику во время отгрузки товара или передачи работ и услуг.

Как исправить первичный учетный документ в ЕИС

Поставщик может редактировать передаточный документ, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только он отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае поставщику придется создать документ-исправление.

Как редактировать передаточный документ

Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:

«Проект»,
«На подписании»,
«Ошибка доставки».

В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.

Как создать документ-исправление

Если заказчик найдет ошибки в передаточном документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление».

В этом случае система формирует точную копию передаточного документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.

Однако, в документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Поставщик не сможет изменить, например:

вид документа,
наименование и количество товара,
стоимость товара с налогом,
сумму акциза.

Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ — для этого нужно использовать корректировочный документ.
Как сформировать корректировочный документ
Поставщик создает корректировочный документ, если:

заказчик принял ТРУ частично,
изменилась стоимость ТРУ.

Чтобы сформировать такой документ поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать универсальный корректировочный документ».

Система автоматически создаст копию основного передаточного документа, в которую поставщик сможет внести изменения, например

увеличить или уменьшить количество ТРУ,
добавить или удалить ТРУ,
исправить цену за единицу.

К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.

Как передать электронные документы о приемке в налоговую

Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика.

В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Порядок и сроки составления и подписания акта приёмки выполненных работ

После публикации статьи про вступление в силу Приказа Минстроя об утверждении формы акта приёмки выполненных работ посыпалось множество вопросов и комментариев от управляющих организаций.

И это вполне понятно, поскольку данная тема волнует все УК.

Большинство вопросов касается порядка и сроков составления и подписания данных актов между УК и председателем совета дома либо уполномоченным ОСС представителем от собственников помещений в МКД.

В документе, утверждённом Минстроем, дана лишь форма акта приёмки выполненных работ. Но не сказано ни слова о порядке или сроках актирования и подписания данной формы. В сегодняшней статье попытаемся разобраться в этих вопросах.

Подробнее о Приказе Минстроя про утверждение формы акта приёмки выполненных работ читайте здесь.

Порядок актирования выполненных работ между УК и собственниками помещений в МКД

Порядок составления и подписания акта приёмки выполненных работ прописан в Гражданском и Жилищном Кодексах РФ. К ним и обратимся за помощью и разъяснениями. Но прежде, чем докопаться до сути вопроса, необходимо углубиться в данную проблему.

Начать нужно с того, что в договоре управления МКД не прописан порядок актирования выполненных работ. В нём лишь говорится о порядке осуществления контроля собственниками помещений в доме за выполнением УК работ и оказанием услуг по договору управления (ст.162 ЖК РФ).

Но контроль собственников за выполнением обязательств УК по договору управления не имеет ничего общего с приёмкой выполненных работ. Это следует помнить и управляющей организации, и собственникам помещений в МКД.

Договор управления МКД представляет собой смешанный тип договорных обязательств между собственниками помещений в доме и управляющей организацией, которая выполняет работы по содержанию дома и оказывает услуги по управлению и текущему ремонту общего имущества МКД на возмездной (платной) основе (п.3 ст.421 ГК РФ).

Согласно ст.779 ГК РФ, по договору возмездного оказания услуг исполнитель в лице УК берёт на себя обязательства по заданию заказчика в лице собственников выполнять работы по содержанию общего имущества МКД за определённую плату. Заказчик в лице собственников помещений по этому же договору обязуется оплатить выполняемые УК работы.

Согласно ст.702 ГК РФ, работы по текущему ремонту общего имущества в МКД относятся к договору строительного подряда. По этому договору подрядчик обязуется выполнить работы по заданию заказчика и предъявить ему результат. Заказчик же, в свою очередь, по договору подряда обязуется принять выполненные работы и оплатить их.

Таким образом, приёмка выполненных работ по акту является не правом, а обязанностью заказчика, то есть, собственников помещений в МКД. Это к вопросу о том, что некоторые управляющие организации считают, якобы нельзя заставить собственников подписать данный акт, поскольку они не обязаны его подписывать.

Но Гражданский Кодекс РФ нам чётко прописал, что собственники не имеют право, а обязаны подписывать акт приёмки выполненных работ, когда представители управляющей организации приносят его на подпись.

, что круглая печать — это не обязанность, а право организации.

Контроль за выполнением работ УК по договору

Прежде всего, нужно отметить, что во избежание недоразумений между собственниками помещений в МКД и управляющей организацией порядок осуществления контроля за выполнением УК взятых на себя обязательств необходимо чётко прописать в договоре управления.

Но, как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев данный пункт в договоре управления МКД не прописывается, из-за чего впоследствии возникают различные спорные ситуации.

В таком случае ст.748 ГК РФнам говорит, что заказчик имеет право контролировать процесс, сроки и качество выполняемых работ, но не вправе вмешиваться в оперативно-хозяйственную деятельность исполнителя (УК или подрядной организации). Аналогичные положения содержатся и в Правилах содержания общего имущества МКД (ПП РФ №491).

Поэтому, если собственник вам говорят, что не будут подписывать, так как хотят проверить сметную и фактическую стоимость строительных материалов либо самих работ, то они не имеют на это право. Собственники не могут проверять финансовую сторону вопроса. Они вправе только контролировать качество выполняемых работ.

Если в процессе выполнения работ заказчик обнаружит несоответствие заявленным нормам, дефекты или неисправности, то он должен немедленно сообщить об этом исполнителю в лице УК или подрядчика. В противном случае впоследствии заказчик работ теряет право ссылаться на обнаруженные дефекты, так как вовремя не заявил о них.

о том, что УК будут штрафовать за некачественное выполнение работ и оказание услуг.

Ответственность УК за некачественные работы

Если в процессе работ собственники выявили ненадлежащее их качество и вовремя заявили об этом, то они могут потребовать уменьшения стоимости выполненных работ (ст.723 ГК РФ). Чтобы для УК или подрядной организации наступила ответственность за некачественные работы, собственники должны выявить недостатки и заактировать сей факт.

В течение 6 месяцев с момента обнаружения дефекта собственники имеют право подать в свою управляющую организацию письменное заявление о перерасчёте (Приложение к ПП РФ №491).

Иными словами, сначала нужно выявить дефект и заактировать его, а потом на основании акта писать в УК, а не наоборот. То есть, у собственников не получится такая схема, что спустя месяц или два они решат сделать перерасчёт за неубранный вовремя или плохо убранный подъезд, составив акт с опозданием.

Акт о выявленных нарушениях составляется и подписывается в присутствии представителя УК и уполномоченного собственника помещений в МКД либо председателя совета дома (ПП РФ №354). Выходит, что если нет акта о выявленных нарушениях, значит нет и самого дефекта. Из этого следует, что нет акта о дефектах — нет перерасчёта.

Причём, перерасчёт делается только за период с момента составления акта о ненадлежащем качестве выполненных работ по дату составления акта об устранении выявленных нарушений (пп.111,112 ПП РФ №354).

Резюмируя всё вышесказанное, можно отметить следующие важные моменты:

собственники помещений в МКД могут на правах заказчика контролировать выполнение работ и услуг, оказываемых УК по договору;
при выявлении дефекта или ненадлежащего качества выполняемых работ должен быть сразу же составлен соответствующий акт и подписан в присутствии собственников и представителей УК;
с момента составления и подписания акта о выявлении нарушений собственники имеют право в течение 6 месяцев в письменной форме потребовать от своей управляющей организации перерасчёта за выполненные ненадлежащим образом работы;
при отсутствии вовремя и грамотно составленного акта о выявлении нарушений УК вправе отказать в произведении перерасчёта за выполненные работы.

Узнайте, какие ещё формы отчётности предстоит сдавать управляющим организациям.

Кто должен подписывать акт приёмки выполненных работ от имени собственников помещений в МКД

Жилищный Кодекс РФ нам говорит, что сторонами подписания договора управления МКД являются собственники помещений в доме и управляющая организация (п.2 ст.162 ЖК РФ).

Также по жилищному законодательству собственники обязаны на общем собрании избрать совет многоквартирного дома и его председателя для осуществления контроля за выполнением взятых УК по договору обязательств.

Совет дома осуществляет контроль за выполнением работ и оказанием услуг по содержанию и текущему ремонту общего имущества в МКД (пп.5 п.5 ст.161.1 ЖК РФ).

При этом, в перечень полномочий совета дома не входит функция подписания актов приёмки выполненных УК работ. Таким образом, члены совета МКД равно как и остальные собственники помещений в доме не имеют право подписывать данный акт.

Таким правом обладает только председатель совета МКД либо избранный на общем собрании и уполномоченный на то собственник от лица всех владельцев помещений в доме. Согласно пп.4 п.8 ст.161.1 ЖК РФ избранный из числа членов совета МКД председатель обладает правом:

контролировать выполнение работ и оказание услуг УК по договору правления;
подписывать акты приёмки выполненных работ и оказанных услуг по содержанию и текущему ремонту общего имущества в доме;
подписывать акты о выполнении работ и оказании услуг ненадлежащего качества по содержанию и текущему ремонту общего имущества в доме.

При этом, председатель совета дома не имеет право, а обязан подписывать акты приёмки выполненных работ с управляющей организацией от лица всех собственников помещений в МКД.
Если же работы выполнены надлежащим образом, актов о выявленных нарушениях не составлялось и претензии в УК не поступали, но председатель совета дома либо уполномоченное на общем собрании собственников лицо не хочет подписывать акт приёмки, то он считается подписанным в одностороннем порядке.

Любой собственник от лица всех владельцев помещений в МКД не может подписывать акт приёмки выполненных работ, не имея доверенности или решения ОСС (ст.160, п.1 ст.182, ст.185 ГК РФ).

Подытоживая всё вышесказанное, можно сделать следующее заключение:

акт приёмки выполненных работ должен быть подписан управляющей организацией в лице исполнителя и председателем совета МКД либо уполномоченным ОСС собственником в лице заказчика (ст.753 ГК РФ);
никто из собственников помещений в МКД без доверенности либо решения ОСС не может подписывать акты приёмки выполненных работ от лица всех владельцев помещений в МКД;
подписывать акты приёмки выполненных работ может только председатель света МКД либо уполномоченный решением ОСС собственник из числа владельцев помещений в доме;
без выбора председателя либо уполномоченного лица собственники помещений в МКД лишают себя права подписывать акт приёмки выполненных работ, но оставляют за собой право контролировать процесс их выполнения;
при отсутствии акта о выявленных в ходе выполнения работ нарушениях и в случае отказа председателя совета дома либо уполномоченного решением ОСС собственника подписывать акт приёмки выполненных работ документ считается подписанным в одностороннем порядке.

Подробнее про выбор и правовой статус совета дома читайте в этой статье.

Сроки подписания акта приёмки выполненных работ

В Приказе Минстроя сроки подписания акта приёмки выполненных работ отсутствуют и прямого указания на примерный период отсутствует.

Такие работы и услуги, как управление домом и содержание общего имущества в МКД заактировать попросту невозможно из-за частоты периодичности их выполнения.

Что касается текущего ремонта, то тут всё проще, поскольку акт приёмки выполненных работ сдаётся по факту их окончания.

Поэтому оптимальными сроками подписания актов приёмки работ по содержанию общего имущества в МКД является ежемесячный период, то есть каждый месяц. Оптимальным сроком подписания акта приёмки выполненных работ по текущему ремонту является 1 раз в год или по факту их окончания.

Напоминаем, что если председатель совета дома или уполномоченный решением ОСС собственник отказывается подписывать акт, но при этом никаких письменных претензий или актов о выявленных нарушениях в УК не поступало, то документ считается подписанным в одностороннем порядке. Единственное, нужно будет сделать пометку об отказе подписания акта приёмки выполненных работ заказчиком от лица собственников.

Подробнее о взаимоотношениях УК и совета МКД читайте в этой статье.

Если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться к нам за консультацией.

Также мы помогаем управляющим компаниям соответствовать 731 ПП РФ о Стандарте раскрытия информации (заполнение портала Реформа ЖКХ, сайта УК, информационных стендов) и ФЗ №209 (заполнение ГИС ЖКХ). Мы всегда рады вам помочь!

Электронное актирование в ЕИС: что это такое и как работает?

С недавних пор заказчики требуют от поставщиков электронные закрывающие документы при поставке товара, выполнении работ, услуг. Нововведение получило название «электронное актирование» и осуществляется посредством функционала Единой информационной системы.

Одной из целей введения данного инструмента является повышение степени прозрачности в сфере госзакупок, а именно в части исполнения контракта.

Просто так запросить электронное актирование заказчики не могут, они должны прописать данное условие в контракте и открыть для поставщика возможность формирования электронной документации.

В сегодняшней статье рассказываем, что это за новшество, насколько оно полезно для поставщиков. Приводим полный алгоритм действий для подрядчика, как подготовить документацию в цифровом формате, чтобы у заказчика не возникало замечаний.

Электронное актирование: обязательно или добровольно?

В начале текущего года на портале Единой информационной системы (ЕИС) появился функционал по формированию и утверждению закрывающих документов. Он вошел в обиход в рамках поручения Президента РФ от 04 декабря 2019г. № Пр-2472. Пока использование функционала для участников госзаказа является добровольным, а с 1 апреля 2021 года станет обязательным.

Электронный документ о приемке товаров, работ или услуг призван подтвердить, что данные об исполнении контракта являются достоверными. Цифровая версия приемки, сформированная в ЕИС и подписанная электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ (Письмо Казначейства России № 14-00-06/27476, ФНС России № АС-4-15/26126 от 18 декабря 2019 года).

Проект сведений об исполнении контракта формируется автоматически для размещения в реестре контрактов и на основании приемочного документа. Эта мера полностью исключает внесение заказчиками ошибочных сведений, за что предусмотрена административная ответственность по ст.7.31 КоАП РФ. Когда раньше заказчики самостоятельно заполняли документ, они могли допустить ошибки, теперь это исключено.

Электронное актирование пока рекомендовано к использованию, а позднее вступят в силу положения об обязательности данной меры.

Заказчики и поставщики Ростовской области уже активно пользуются функционалом ЕИС при формировании закрывающих документов. Их отзывы положительны, отмечается удобство, экономия времени и корректность при создании цифрового документа.

В ЕИС находятся видео уроки и методические материалы, которые помогают сторонам госконтракта разобраться в нововведении. Для этого необходимо зайти в раздел «Документы» -> «Материалы для работы в ЕИС» -> «Материалы для работы с документами о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

В конце июня 2020 года прошла масштабная онлайн-конференция «Электронное актирование — 2020» по инициативе Федерального казначейства совместно с электронной площадкой ТЭК-Торг и Торгово-промышленной палатой РФ.

Для чего введено актирование?

Электронное актирование – мера, необходимая не только для государственных ведомств и проверяющих органов, но и для поставщиков. Она решает ряд важных задач и повышает эффективность закупок:

Согласование приемки происходит быстро;
Оплата по контрактам производится без задержек;
Становится меньше бумаг при документообороте;
Исключаются технические ошибки;
Обеспечивается аналогичность сведений из контракта и закрывающих документов;
Упрощен сбор статистической информации;
Закупочный процесс оптимизирован;
Реализуется принцип прозрачности закупок.

Главной проблемой, из-за которой было решено ввести электронное актирование является сложность установления реальных фактов исполнения контракта и, вообще, установление ситуации, которая происходит между заказчиком и поставщиком на этапе исполнения контракта.

Основные положения

В настоящее время электронное актирование является добровольной мерой. Заказчики должны прописывать это условие в проект контракта и предоставить эту возможность поставщику посредством ЕИС. Использование функционала ЕИС происходит по желанию, то есть при согласии со стороны заказчика и исполнителя.

Как указать в контракте условие электронного актирования (краткая инструкция для заказчика):

Зайти в личный кабинет на сайте gov.ru.
Открыть вкладку «Исполнение».
Найти интересующий контракт.
Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».

Инструкция для поставщика

Как поставщику выполнить электронное актирование при приемке товаров, работ или услуг по контракту:

Зайти в свой личный кабинет на сайте zakupki.gov.ru.
Настроить права доступа: просматривать договора и формировать документы о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.
Открыть вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор.
Кликнуть на «Создать первичный учетный документ». Заполнить все разделы в предложенной форме, которые не заполнены автоматически.
Подписать закрывающий документ электронной подписью и отослать его заказчику.
Произвести поставку.

Что делать, если заказчик отказывается принимать товар?

Если заказчик отказывается принимать товар, то эту проблему можно решить двумя способами:

Согласиться с замечаниями заказчика и поставить продукцию согласно условиям договора и повторно отправить заказчику акт через функционал ЕИС.
Не соглашаться с замечаниями и обжаловать их.

Что делать поставщику при частичной приемке товаров?

Открыть акт с пометкой «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)», который получен от заказчика.
Исправить документ с учетом замечаний заказчика.
Исправленную версию переслать заказчику на утверждение.
Произвести поставку.

Инструкция для заказчика

Чтобы в полной мере реализовать возможность электронного актирования по 44-ФЗ, заказчику нужно придерживаться следующей инструкции:

Принять продукцию.
Подготовить бумажную версию приемки.
Войти в личный кабинет ЕИС.
Из списка документов об исполнении контракта выбрать тот, который помечен формулировкой «Ожидает подтверждения получения», и согласиться с его получением. Для этого следует отправить извещение исполнителю.
Открыть акт и проверить его содержание. Если поставщик правильно заполнил все данные, то заказчик заполняет все разделы предложенной формы, которые не заполнены автоматически.
Прикрепить отсканированную версию бумажного акта, который был составлен во время фактической приемки.
Подписать документ электронной подписью и переслать подрядчику.
Оплатить товар.
Добавить в реестр контрактов сведения, подтверждающие выполнение работ.

Заказчик должен подписать акт в ЕИС в течение 20 рабочих дней согласно новым требованиям.

Что делать, если товар не соответствует условиям контракта?

В этом случае заказчик может отказать в приемке товара, используя функционал ЕИС. Отказ формируется следующим образом:

На этапе заполнения акта вписать обоснование отказа по каждой позиции.
К электронному документу дополнительно прикрепить отсканированную версию отказа, в котором указано обоснование данного решения и подписи членов приемочной комиссии.
Подписать документы электронной подписью и переслать подрядчику.

Что делать заказчику при частичной приемке товара?

При частичной приемке заказчик прописывает в акте, какие позиции он принял, а какие – нет. Недопоставленная продукция оплачивается на основании исправленного документа, который предоставил поставщик после исправления замечаний.

Какие документы формируются в ЕИС?

В ЕИС предусмотрены:

Универсальный передаточный документ (УПД) – объединяет в себе счет-фактуру и передаточный документ (акт) либо только передаточный документ (акт).
Универсальный корректировочный документ – объединяет в себе корректировочный счет-фактуру и документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, услуг) либо только документ об изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, услуг).

Оба эти документа являются официальными, имеют равную юридическую силу с документом, подписанным на бумажном носителе. Также являются официальным основанием для проведения платежа, могут предоставляться в налоговый орган при соответствующем запросе.

Для создания этих документов поставщику необходимо найти нужный контракт и в контекстном меню открыть строку «Создать первичный учетный документ». Появится форма для заполнения. Некоторые поля система заполнит в авторежиме, а остальные должен прописать сам поставщик. Всего заполняется 6 разделов.

Раздел I. Общая информация. Сюда вносятся основные данные, например, вид документа, дата его создания, наименование поставщика.

Раздел II. Контрагенты. Это информация о заказчике и исполнителе: наименование организации, ИНН, КПП, реквизиты свидетельства о регистрации.

Эти поля будут заполнены автоматически, функция редактирования поставщику будет недоступна. Однако адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика при необходимости поменять можно. Также самостоятельно поставщик может прописать номер телефона и email заказчика.

Если грузоотправителем или грузополучателем является сторонняя организация, то эти сведения указываются в данном разделе. Плюс прописывается информация о перевозчике. Три поля об отправителе, получателе и перевозчике поставщик заполняет вручную.

Раздел III. Товары, работы и услуги. Здесь поставщик прописывает информацию о ТРУ. Причем часть сведений снова заполняются автоматически, а часть – вручную. Например:

Автоматически: название и код ТРУ, единица измерения, цена за единицу измерения (с НДС или без него).
Вручную: сорт и артикул продукции, объем поставки, сведения о таможенной декларации.
При поставке лекарств поля для заполнения будут отличаться:
Автоматически: наименование и код препарата, международное непатентованное наименование, торговое название, форма, дозировка, страна-изготовитель, цена за упаковку, сумма налога.
Вручную: срок годности, размер оптового начисления, сведения о таможенной декларации.

Раздел IV. Факт отгрузки. Раздел появляется для заполнения только при формировании УПД. Поставщик заполняет сведения об отгружаемых товарах или передаваемых работах, услугах. Дополнительно нужно указать дату, имя и должность ответственного за передачу ТРУ лица, транспортная накладная, документ об отгрузке.

Раздел V. Подписанты включает в себя информацию о лицах, которые должны подписать закрывающий документ (имена и должности). Система отобразит список лиц, а поставщик выберет тех, кто наделен таким правом.

Раздел VI. Подписание. Здесь доступен к просмотру печатный вариант электронного документа. Поставщик проверяет документ на правильность, затем подтверждает, что его можно подписывать.

После подписания документа всеми ответственными лицами система запустит режим проверки. При наличии ошибок их нужно исправить и переподписать документ. Если все заполнено верно, документ будет направлен заказчику автоматически.

Затем поставщик должен распечатать документ, чтобы потом при отгрузке товара или передаче работ, услуг отдать его заказчику.

Редактирование первичного учетного документа в ЕИС

У поставщика есть такая возможность, но только до того, как документ подпишут уполномоченные лица. После отправки заказчику доступ к редактированию будет прекращен. В этом случае нужно создать документ-исправление.

Как редактировать основной документ?

Содержание основного документа можно корректировать только на конкретных этапах:

«Проект»;
«На подписании»;
«Ошибка доставки».

Когда такая необходимость возникла, зайдите в меню нужного документа и нажмите на строку «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название строки будет зависеть от этапа. После исправления текста можно подписать документ и переслать его заказчику.

Как создать документ-исправление?

При выявлении ошибок заказчиком поставщику придется создать новый документ. Для экономии времени в ЕИС есть раздел «Создать исправление».

В этом случае система создает копию передаточного документа — документ-исправление. В нем исправляются ошибки.

Однако в документе-исправлении можно изменить малозначительную информацию, а вид документа, наименование и объем продукции, цену за товар с учетом налога, сумму акциза исправить не получится.

Также не получится дописать или удалить предмет поставки, для этого применяется корректировочный документ.

Когда и как формируется корректировочный документ?

Поставщик обращается к корректировочному документу в 2-х случаях:

при частичной приемке товара, работы, услуги;
когда изменяется сумма ТРУ.

Для того чтобы создать данный документ, нужно найти интересующий контракт и в меню открыть строку «Создать универсальный корректировочный документ».

Система автоматически сформирует копию основного передаточного документа, которую поставщик сможет править, например:

добавить или сократить объемы поставки;
добавить или удалить предмет поставки;
изменить стоимость за единицу.

К этому документу нужно прикрепить скан документального основания для корректировки. Например, если заказчик попросил снизить стоимость продукции, прикладывается письменная просьба об этом.

Возможные проблемы электронного актирования

Иногда система дает сбои, которые можно объединить в список наиболее часто возникаемых:

Не появляются всплывающие окна.
Виснет личный кабинет.
Пропадает функция формирования цифровых документов.
Не получается подписать электронный документ.
Выскакивает неверный ИНН, и система сигнализирует об ошибке.
Контроль выдает ошибку в правильных сведениях.
Дополнительные документы, которые прикрепляет заказчик, не позволяют контролю пройти дальше.
Уведомления от заказчика не появляются у поставщика.

Нужно делать скидку на то, что это еще достаточно молодой функционал, поэтому возможны различные неполадки. При их возникновении нужно обращаться в службу техподдержки. Это позволит:

Оперативно решить проблему;
Уведомлять создателей функционала о часто возникаемых ошибках. На основе их анализа разработчики быстрее будут совершенствовать систему.

Сбои при формировании электронных документов могут возникать и при:

Неправильной настройке АРМ пользователя для работы в ЕИС. Для корректной работы применяйте мастер настройки.
Отключении возможности пользователя просматривать договора и создавать закрывающие документы.
Неприменении заказчиком возможности актирования по контракту.

Важный момент! Электронное актирование в обязательном порядке будет действовать на контракты, заключенные после 01 января 2020 года.

Чтобы исключить проблемы при работе системы с вашей стороны, ознакомьтесь с методическими материалами, которые находятся в открытом доступе на сайте ЕИС.

15 ошибок при составлении договора управления МКД (РосКвартал)

23.10.2017

Мы проанализировали договоры управления МКД наших клиентов и увидели, как из-за неудачных формулировок или пропуска важных пунктов они не только не упрощают работу УО, но и создают дополнительные препятствия.

Более того, в соответствии со ст. 432 ГК РФ, пропуск хотя бы одного существенного условия ДУ означает, что договор считается незаключённым.

Об основных условиях ДУ читайте здесь.

Перед вами рейтинг ошибок, которые совершают УО при заключении ДУ. Читайте ТОП-15 способов, которыми УО сами создают себе проблемы, и не делайте так.

1. Дублирование текста статей ГК и ЖК РФ

Копировать в договор управления пункты из ГК РФ и ЖК РФ бессмысленно и излишне. Положения этих нормативно-правовых актов и так распространяются на действие договора. Их переписывание — напрасная трата бумаги.

2. Неправильное определение даты заключения договора

Датой заключения договора считается не дата его подписания, а та дата, с которой УК начинает управление МКД. Дата заключения прописывается в тексте ДУ.

3. Отсутствие в договоре описания состава ОИ МКД и адреса данного МКД

Наличие этой информации является обязательным требованием к ДУ, установленным ст. 162 ЖК РФ. Обратите внимание, что под описанием состава ОИ имеется в виду не общее определение понятия, а перечень конкретных объектов имущества.

Об определении состава общего имущества МКД читайте здесь.

4. Фиксированная цена договора

В ДУ должен быть прописан порядок определения цены договора, размера платы за содержание и ремонт жилого помещения и размера платы за КУ. Если цена договора фиксирована, изменить её можно только по согласованию с собственниками помещений МКД. В случае, если ОСС не примет изменение цены, УО вынуждена будет осуществлять управление МКД по прежней цене.

5. Неправильный расчёт цены договора

Цена ДУ складывается из четырёх составляющих: содержание ОИ, текущий ремонт ОИ, управление МКД, коммунальные услуги. Плата за содержание ОИ представляет собой сумму стоимости выполненных работ и предоставленных услуг и стоимости КУ в целях содержания ОИ.

Стоимость текущего ремонта определяется для каждого МКД индивидуально в зависимости от стандартов жилища и стандартов эксплуатации. Плата за управление МКД равняется стоимости выполнения стандартов, утверждённых ПП РФ N 416. Тарифы на КУ устанавливаются ОМС.

В ДУ фиксируется порядок расчёта платы за КУ со ссылкой на тарифы, но не конкретная цена.

6. Отсутствие в договоре порядка ежегодной индексации цен на работы и услуги

В ДУ прописывается формула изменения цены на работы и услуги. В противном случае вы можете столкнуться с ситуацией, когда собственники не согласуют вам изменение цен на работы и услуги по договору.

7. Отсутствие в договоре порядка внесения платы

Плату за КУ собственники могут перечислять через УО или напрямую РСО. Однако следует помнить, что неполный расчёт за оказанные КУ может стать поводом для жалобы ресурсоснабжающей организации в ГЖИ и внеплановой проверки УО.

8. Отсутствие в договоре порядка изменения перечня предоставляемых работ и услуг

Если порядок изменения такого перечня не прописан в ДУ, то каждый раз при необходимости добавить в перечень те или иные работы и/или услуги придётся заключать дополнительное соглашение.

9. Перечень работ и услуг меньше минимального перечня услуг и работ

В соответствии с ПП РФ N 491, УО ответственна за надлежащие содержание ОИ МКД и должна обеспечить выполнение всех необходимых для этого работ и услуг, независимо от того, прописаны они в договоре или нет.

О том, как размещать информацию о договоре управления в ГИС ЖКХ, читайте в этой статье.

10. Плохо прописанные права и обязанности сторон

Качественно составленный перечень прав и обязанностей сторон может значительно упростить работу УО.

Например, в ДУ следует указать, что собственник обязан обеспечить доступ представителей управляющей организации в принадлежащее ему помещение для осмотра технического и санитарного состояния внутриквартирных инженерных коммуникаций, санитарно-технического или другого оборудования, для выполнения ремонтных работ в заранее согласованное время, аварийных работ – в любое время.

11. Отсутствие в ДУ перечня КУ

Согласно Постановлению правительства РФ от 06.05.2011 N 354 исполнителем коммунальных услуг является УО, а не РСО, поэтому перечень КУ и информация о них является обязательным пунктом ДУ.

12. Отсутствие в ДУ порядка осуществления контроля деятельности УО

УК обязана по запросам предоставлять собственникам документы и информацию, касающиеся управления МКД. В ДУ следует прописать, в каком виде будет предоставляться такая информация.

13. Отсутствие в ДУ порядка урегулирования споров

Включение в ДУ пункта о претенциозном порядке досудебного урегулирования споров защитит УО от недобросовестных конкурентов.

14. Отсутствие в ДУ порядка изменения и расторжения ДУ

Изменение и/или расторжение договора управления МКД осуществляются в порядке, предусмотренном ст. 450-453 ГК РФ. УК не может расторгнуть ДУ в одностороннем порядке. По инициативе собственников ДУ может быть расторгнут по основаниям, установленным ст. 162 ЖК РФ.

Подробнее о расторжении договора управления по инициативе УК читайте в нашей статье.

15. Отсутствие одного или нескольких обязательных приложений

Обязательными приложениями к ДУ являются:

Нужен образец договора управления многоквартирным домом? Примеры формулировок, обзор судебной практики и практические рекомендации по составлению ДУ мы рассмотрели в 4-дневном онлайн-курсе «Договор управления — 2016».

Если вы не были участником вебинара и хотите получить видеозапись и раздаточные материалы, позвоните нам по телефону: 8 800 500-65-61 или напишите на почту: mail@roskvartal.ru. Внимание: материалы к вебинару платные!

Если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться к нам за консультацией. Мы помогаем УО, ТСЖ и ЖСК соответствовать ФЗ №209 о ГИС ЖКХ (заполнение и ведение ГИС ЖКХ). Автоматизируем выгрузку данных в ГИС ЖКХ. А также помогаем проводить общие собрания собственников МКД. Будем рады помочь и вам!

РосКвартал.