Как застройщику оформить документы для передачи объекта инвестору? Как определить дату, когда основное средство ввели в эксплуатацию? Читайте об этом в нашей статье.
Вопрос:
При окончании строительства завода нам генеральный подрядчик предоставил акт по форме КС-11.А акт по форме КС-14 кто заполняет и для чего он нужен. В чем отличие этих актов?
Ответ:
Акт КС 14 является одним из основных документов при оформлении разрешения на ввод объекта в эксплуатацию. Он составляется, если для осуществления строительных работ ранее было получено разрешение на строительство. После получения разрешения на ввод построенного объекта в эксплуатацию передача объекта оформляется актом КС-14.
Форма КС-11 выполняет функцию документа приемки-передачи законченного объекта с описанием всех его характеристик. Он является приемо-сдаточным документом, подписываемым исполнителем и заказчиком подрядных работ при завершении строительства.
Объект капитального строительства может вводиться в эксплуатацию и быть зачислен в состав основных средств только после получения разрешения на ввод его в эксплуатацию и оформления форм КС-11 и КС-14 (Постановлении ФАС Московского округа от 27.09.2011 по делу № А41-25936/10).
Таким образом, акт КС-11 необходим для передачи самого объекта, а КС 14 засвидетельствует факт ввода объекта в эксплуатацию.
Как застройщику оформить документы для передачи объекта инвестору
Подготовка объекта к эксплуатации
Для подготовки объекта строительства к эксплуатации нужно выполнить перевод объектов на постоянные источники инженерно-технического обеспечения. Кроме того, в территориальных строительных нормах могут быть установлены дополнительные требования по подготовке объектов к эксплуатации.
Застройщик должен получить заключение о соответствии построенного, реконструированного, отремонтированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов и проектной документации (если объект подлежит государственному строительному надзору).
Для этого застройщик представляет в территориальное управление Госстройнадзора России извещение об окончании строительства. После проверки, не выявившей нарушения, ему выдадут заключение.
Такие правила предусмотрены в пунктах 25-29 Порядка, утвержденного приказом Ростехнадзора от 26 декабря 2006 г. № 1129 .
Приемка в эксплуатацию законченных строительством объектов осуществляется приемочными комиссиями. Приемочные комиссии для производственных объектов бюджетного финансирования назначаются министерствами и ведомствами — государственными заказчиками и соответствующими администрациями.
Для объектов внебюджетного финансирования комиссию назначает организатор строительства (т. е. застройщик), который часто выполняет и функцию инвестора, или уполномоченный им технический заказчик. Такие разъяснения содержатся в письме Госстроя России от 5 ноября 2001 г. № ЛБ-6062/9 .
По результатам приемки результатов работ приемочная комиссия оформит акт. Обычно это акт по форме № КС-11 , утвержденный .
Разрешение на ввод объекта в эксплуатацию
Если для осуществления строительных работ ранее было получено разрешение на строительство, застройщику необходимо получить разрешение на ввод объекта в эксплуатацию . Такой вывод следует из части 2 статьи 55 Градостроительного кодекса РФ.
Разрешение на ввод объекта в эксплуатацию представляет собой документ, который удостоверяет:
- выполнение строительства объекта в полном объеме в соответствии с разрешением на строительство;
- соответствие построенного объекта градостроительному плану земельного участка, а также проектной документации.
К заявлению приложите:
- правоустанавливающие документы на земельный участок (например, договор аренды);
- градостроительный план земельного участка;
- разрешение на строительство;
- акт приемки объекта капитального строительства (обычно это форма № КС-11).
- схему, отображающую расположение объекта капитального строительства, сетей инженерно-технического обеспечения в границах земельного участка и планировочную организацию земельного участка и подписанную лицом, осуществляющим строительство (а также застройщиком или техническим заказчиком);
- технический план, подготовленный в соответствии с требованиями Закона от 24 июля 2007 г. № 221-ФЗ.
После получения разрешения на ввод построенного объекта в эксплуатацию передача объекта, построенного по инвестиционному договору на строительство объекта, оформляется актом приемки-передачи.
Для передачи законченного строительством объекта можно составить акт в произвольной форме. Для этого в качестве образца могут быть использованы акты приемки по формам № КС-11 и № КС-14 , которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а .
Форма № КС-11 обязательна?
Документирование приемки объекта
Действительно, в применении форм есть некоторая неясность. Попробуем разобраться, какие документы необходимы в приведенной ситуации.
К законченному строительству относятся принятые в эксплуатацию объекты, приемка которых оформлена в установленном порядке ( , утвержденного письмом Минфина России от 30 декабря 1993 г. № 160).
- Приемка объектов оформляется первичными учетными документами, к которым относятся унифицированные формы (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а): — акт приемки законченного строительством объекта (форма № КС-11);
- — акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (форма № КС-14).
Обе формы актов подтверждают приемку законченного строительством объекта и являются основанием для оплаты работ их исполнителю (см. разд. 5 Указаний … в постановлении № 71а).
При этом форма № КС-11 подписывается при приемке объекта у исполнителя работ только представителями заказчика на основании документов исполнителя работ, подтверждающих соответствие объекта утвержденному проекту, нормам, правилам и стандартам, а также на основании заключений органов надзора.
Форма № КС-14 применяется в случае, когда приемку объекта осуществляет приемочная комиссия, состав которой назначается либо заказчиком — при приемке объекта от исполнителя (подрядчика),либо инвестором — при приемке объекта от заказчика. Кроме того, данная форма является основанием для зачисления объекта в состав основных средств.
В Градостроительном кодексе РФ (подп. 4, 5 п. 3 ст. 55) предусмотрено, что для ввода объекта в эксплуатацию застройщик обращается в соответствующий орган власти (федеральной, региональной или местной), выдавший разрешение на строительство, с заявлением. К нему нужно приложить в том числе и акт приемки объекта капстроительства. Заметим: требований к форме акта кодекс не содержит.
После окончательного завершения строительства здания (жилого или промышленного, производственного) составляется и подписывается акт приемки объекта. В большинстве случаев используется единая форма документа. Готовый пример, пустой бланк акта, правила его заполнения можно найти в статье.
Вид и назначение здания не имеют значения – по форме принимают жилые дома, офисные центры, производственные помещения и другие недвижимые объекты. В юридическом смысле подписание акта означает отсутствие у принимающей стороны каких-либо претензий к застройщику.
Таким образом, документ выполняет 4 функции:
- Подтверждает факт приемки объекта.
- Служит основным доказательством того, что у принимающей стороны нет претензий к качеству работ застройщика.
- Служит основанием для дальнейшего зачисления готового объекта в состав основных средств.
- Отражает информацию о стоимости объекта, которая предусматривалась изначально в проекте (в смете), а также фактическую стоимость (принимаемые основные фонды).
Форма КС-14 составляется в нескольких оригинальных экземплярах, которые имеют одинаковую юридическую силу. Количество экземпляров зависит от количества заинтересованных сторон:
- Заказчик работ.
- Инвестор.
- Исполнитель (застройщик).
- Представитель комиссии по приемке объекта.
Таким образом, акт не только отражает сам факт приемки объекта, но и служит юридическим основанием для окончательного перечисления средств заказчика (и иных заинтересованных сторон) в пользу исполнителя (строительной компании) за все проведенные строительные работы.
Необходимость подписания акта указана в Гражданском кодексе (статья 753)
. Именно подписание документа порождает факт обязательства заказчика произвести все выплаты в пользу застройщика.
Бланк и образец 2018 г.
Каждая организация может использовать не только единую форму акта, но и образцы, которые разработаны самостоятельно. Однако в любом случае в них должны отражаться все существенные реквизиты:
- номер, дата и название документа;
- название подрядчика;
- полный адрес возведенного объекта;
- принимающая сторона: название, данные по каждому члену комиссии;
- характеристики объекта (подробнее – см ниже);
- стоимость всех работ;
- факт приемки здания (подписи, расшифровки подписей, дата).
- Пустой бланк и готовый образец приводятся ниже.
Инструкция по заполнению
Несмотря на то, что строительная компания может использовать собственный бланк, применение утвержденной формы КС-14 в большинстве случаев более удобно. При заполнении необходимо учесть несколько правил, описанных ниже.
Страница 1 (титульная)
На титульном листе прописывают основные сведения об объекте, строительной компании (исполнителе) и информацию о сроках работ:
- Виза «Утверждаю» генерального директора, дата утверждения, подпись директора и расшифровка подписи.
- Номер акта (нумерация ведется произвольно, порядок определяется компанией).
- Коды по ОКУД и ОКПО.
- Наименование строительной компании – как в учредительных документах. Допускается сокращенный вариант, например, ООО «Техносервис-Строй».
- Дата составления.
- Коды вида операции, участка, объекта и застройщика.
- Полное название адреса объекта с указанием населенного пункта, региона, улицы и номера дома (как указано в паспорте).
- Название организации, которая назначила приемную комиссию, дата соответствующего приказа.
- Название органа, который разрешил проведение строительных работ – чаще всего это департамент архитектуры и градостроительства при местной Администрации.
- Кто принимал участие в строительных работах.
- Кто разработал проектно-сметную документацию и кто утвердил ее.
- Начальная и конечная даты строительно-монтажных работ (указывают месяц и год).
Страница 2
На второй странице приводят информацию о показателях объекта. Сведения представлены в таблице. Заполнять следует именно ту, которая соответствует объекту:
- Вариант А – это все объекты, кроме жилых домов (производственные комплексы, коммерческая недвижимость, складские помещения и т.п.). Для них вносят сведения по каждому показателю (производительность, мощность и другие). Указывают единицу измерения показателя и значения (исходя из проекта и фактические).
- Вариант Б – это жилые дома (в том числе с помещениями коммерческого назначения на 1 и других этажах). Здесь приводятся данные по всем квартирам, этажам и площади:
- суммарная площадь всех жилых помещений;
- общее количество этажей в здании;
- суммарный строительный объем (отдельно выделяют объем подземной части);
- суммарная площадь всех встроенных и пристроенных помещений (при наличии таковых);
- суммарное количество квартир (в штуках);
- общая и жилая площадь всех квартир (вне зависимости от количества комнат);
- данные по одно-, двух-, трех-, четырехкомнатным квартирам (и более): площади по каждой категории.
Страница 3
На третьей странице приводятся такие сведения:
- Отметка о том, что на возведенном объекте было установлено все необходимое оборудование, которое было изначально предусмотрено проектом. Каждый из этих объектов (например, электроподстанции) принимается по отдельным актам. Список названий и дат всех этих актов выносится в приложение к форме КС-14.
- Отметка о том, что все наружные коммуникации выполнены в полном объеме и обеспечивают нормальное снабжение объекта:
- холодной водой;
- горячей водой;
- канализацией;
- теплом;
- газом;
- электричеством.
Все справки пользователей также перечисляются в списке, который выносится в другое приложение.
- Отметка о выполнении работ по благоустройству, озеленению, выполнению всех дорог (асфальтное покрытие, ограждения, разметки и т.п.). Отчет об этих работах приводится в табличном виде:
- наименование работы (например, «тротуарная плитка»);
- единица измерения работы;
- суммарный выполненный объем;
- срок окончания работ (месяц и год).
- В заключительной части приводится общая стоимость объекта, которая была изначально утверждена по проекту. Приводится точная сумма в виде цифр (до копеек). Подробно расписывается, какая часть относится собственно к строительным и монтажным работам, а какая представляет собой издержки на приобретение инструментов, строительного оборудования и другого инвентаря.
- Далее указывают стоимость основных фондов, которые принимает комиссия. Эта сумма должна совпадать со стоимостью здания по проекту.
- Пункт о дополнительных условиях прописывается в тех случаях, когда приемка совпадает с одновременным вводом в действие построенного здания.
В завершение в акте должны поставить подпись все члены приемочной комиссии, а также представители контролирующих государственных органов:
- Председатель комиссии.
- Представители органов по экологическому контролю.
- Представители органов, контролирующие санитарную и эпидемиологическую обстановку.
- Пожарный надзор.
- Архитектурный надзор.
- Также подпись ставить генеральный проектировщик.
Форма КС-11 и КС-14
Эти 2 акта приемки схожи между собой по назначению и по форме. Они имеют несколько общих свойств:
- Служат документальным подтверждением приемки объекта.
- Являются основанием для признания отсутствия претензий принимающей стороны к исполнителю.
- Содержат информацию о стоимости объекта, что является основанием для перечисления средств в пользу исполнителя (застройщика) от заказчика.
Однако между ними есть и отличия.
КС-14
оформляется при приемке и введении в действие законченного строительством объекта. На основании этого акта производится зачисление строительных объектов в состав основных средств.
Где используется акт КС-14
Форма КС-14 составляется для построенных и вводимых в эксплуатацию объектов недвижимости:
- жилых и нежилых всех форм собственности (в т. ч. государственной);
- построенных по программе выдачи льготных кредитов.
Форма акта КС-14 —это основание для финального расчета заказчика за выполненные исполнителем подрядные работы.
Вам также может пригодиться документ для проведения последующей инвентаризации введенных в действие объектов. Его можно найти .
Условия составления формы
Построенный объект принимается представителем приемочной комиссии и заказчиком после того, как они обследовали и проверили его.
Также перед приемкой изучаются все представленные исполнителем документы, которые должны подтвердить, что построенный им объект недвижимости соответствует не только утвержденному проекту, но и принятым нормам и стандартам, а также что в работе были учтены все заключения надзорных органов.
На основании КС-14 исполнитель подрядных работ составляет статотчетность, которая представляется в установленном порядке.
При этом соответствующий объект недвижимости показывается в том отчете, который подается в период его фактического ввода в эксплуатацию.
Для регистрации факта ввода пользователь недвижимости или заказчик подрядных работ должен обратиться в органы исполнительной власти по месту нахождения объекта.
Как оформляется акт
Бланк КС-14 заполняется исполнителем в таком количестве экземпляров, чтобы их хватило всем сторонам сделки: заказчику, инвестору, исполнителю, представителям приемочной комиссии. При этом состав указанной комиссии согласовывается заказчиком подрядных работ или инвестором.
Если изучить образец КС-14 (его можно увидеть ниже), то станет понятно, что в форму вписываются реальные цены на работы, которые действовали в текущем году.
Форма КС-14. Акт приемки объекта приемочной комиссией. Образец
Форма КС-14 – стандартный унифицированный акт, который фиксирует то, что какой-либо объект строительства полностью завершен и готов к эксплуатации.
Он несколько напоминает КС-11, но при этом имеет одну отличительную особенность: при составлении акта КС-11, как правило, указываются заказчик и исполнитель, а при заполнении КС-14 вписывается еще и приемочная комиссия, в которую входят представители надзорных органов.
При оформлении бланка КС-14 учитывается соответствие вводимого в действие объекта застройки не только проекту, но и строительным нормам, как работают вводимые в эксплуатацию коммуникации и т.д. На основе именно этого документа контролирующие государственные структуры решают можно ли давать разрешение на ввод данного строительного объекта в действие.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк акта приемки объекта приёмочной комиссией по форме КС-14 .docСкачать образец заполнения акта приемки объекта приёмочной комиссией по форме КС-14 .doc
Шапка КС-14
Первая часть акта КС-14 включает в себя следующую информацию:
- дату и номер составления акта приемки законченного объекта строительства приемочной комиссией;
- наименование организации-подрядчика согласно учредительным документам с указанием кода ОКПО (из регистрационных бумаг организации);
- адрес принимаемого строительного объекта (город, улица, дом/строение);
- предприятие, назначившее комиссию для приемки строительного объекта;
- дату и номер составления утверждающего состав приемочной комиссии распорядительного документа (приказа).
Заполнение данных в КС-14
Далее идут условия подписания акта, а именно:
Графа 1. Здесь вписывается полное наименование строительного объекта, над которым работал подрядчик, с указанием его адреса (город, улица, дом/строение).
Графа 2. Сюда включается название государственного органа, который выдал разрешение на строительство.
Графа 3. В эту строку вносится информация о субподрядчиках, то есть компаниях также принимавших участие в строительных работах. Если таковых нет, то эту строку можно пропустить.
Графа 4.
Тут надо вписать полное наименование компании – генерального проектировщика, разработавшего проектно-сметную документацию на строительство данного завершенного объекта с указанием его адреса.
Также, если есть, другие организации, принимавшие участие в разработке этой документации. Если таких организаций нет, следует отметить, что вся проектно-сметная документация создавалась целиком одной компанией.
Графа 5. Указывается ссылка на документ, на основании которого были выданы исходные данные для проектирования.
Графа 6. Эта строка включает в себя данные о фирме, утвердившей проектно-сметную организацию (как правило, это заказчик строительства, но иногда инвестор или иная заинтересованная структура), а также дату утверждения и номер документа.
Графа 7. В эти ячейки заносится период проведения строительно-монтажных работ с указанием четких дат начала и окончания стройки (только месяц и год).
Заполнение таблицы на второй странице
Восьмая графа акта-приемки включает в себя две таблицы. Первая из них содержит в себе шесть столбцов и относится к любым строительным объектам, кроме зданий жилого фонда.
Столбец 1. Здесь надо вписать название основного показателя строительного объекта (мощность, вместимость, пропускная способность, число рабочих мест, производительность, протяженность, объем и т.п.);
Столбец 2. Тут указывается единица измерения предыдущего показателя (кубометры, квадратные метры и т.п.);
Столбцы 3-6. В этих столбцах содержатся сведения о том, сколько в целом единиц измерения по каждому ранее указанному показателю включает в себя данный объект (по проекту и фактически).
Таблица Вариант Б заполняется только тогда, когда объект строительства — жилой дом. Она имеет четыре графы, в которых также содержатся показатели и единицы измерения (по проекту и фактически).
Заполнение третей страницы
Графа 9. Здесь следует сослаться на приложение (т.е. указать его номер), в котором вписаны сведения об актах по приемке установленного на объект оборудования;
Графа 10. Тут должна быть ссылка на приложение, в котором указаны акты-приемки, справки и т.п. документы о включенных в объект строительства коммуникациях.
Графа 11. В эту небольшую таблицу вносятся сведения обо всех прочих проведанных работах по озеленению, благоустройству дорог, тротуаров, возведению спортивных, игровых, хозяйственных построек, относящихся к основному объекту завершенного строительства (с четким указанием единиц измерения, объемом и сроком исполнения работ).
Графы 12-13. Здесь цифрами указывается окончательная стоимость объекта строительства по проектно сметной документации, с разделением суммы на стоимость выполненных строительно-монтажных работ и стоимость оборудования, инструмента и инвентаря.
Графа 14. Сюда ставится ссылка на номер приложения, которое содержит в себе полный перечень документации, являющейся неотъемлемой частью данного акта, иными словами имеет по отношению к нему доказательный вес.
Графа 15. В эту строку вписываются какие-либо дополнительные условия, сопровождающие факт приемки построенного здания/сооружения.
Подписи сторон
- После того, как весь документ заполнен, приемочная комиссия должна вынести решение о том, что объект строительства выполнен в соответствии с проектом и отвечает всем требованиям по санитарно-эпидемиологическим, экологическим, пожарным, строительным правилам, нормам и государственным стандартам и готов к вводу в эксплуатацию.
- Свои подписи под данным решением должны поставить все члены приемочной комиссии с обязательной расшифровкой ФИО и указанием должностей.
Скачать документбесплатно
Заказчик не подписывает акт выполненных работ КС 2
К настоящему моменту арбитражная судебная практика рассмотрения споров в сфере строительства, когда идет речь о подписании или неподписании актов выполненных работ КС-2, сложилась однозначно, несмотря на что, заказчики строительных работ продолжают связывать обязательство по оплате выполненных работ с фактом подписания или неподписания акта о выполненных работах КС-2 и справки о стоимости строительных работ КС-3. Находясь в сложном финансовом положении либо по иным причинам не желая оплачивать результаты работ, заказчики строительства не подписывают указанные акты, подразумевая, что в этом случае у них появляется право оставить проведенные работы без оплаты. В данной статье я хотел бы подробно изложить процедуру сдачи работ, больше с юридической, нежели с технической стороны, основания и момент появления обязательства заказчика по расчету за выполненные работы.
Отказ от подписания акта выполненных работ заказчиком – не подписание актов КС-2 и/или КС-3
Очень часто, на практике для исполнителей становится настоящей проблемой вручение актов КС-2 и КС-3 после выполнения строительных работ:
- заказчик уклоняется от получения актов выполненных работ, не ставит отметку на актах, всячески отрицает получение таковых
- заказчик указывает на ненадлежащее уведомление об окончании работ
- заказчик ссылается на несвоевременную сдачу работ
- заказчик строительства не получает почту
Между тем, в силу статей 720 (приемка заказчиком работы, выполненной подрядчиком) и 753 (сдача и приемка работ) Гражданского кодекса РФ, явка на объект для приемки работ является обязанностью заказчика, получившего от подрядчика уведомление об окончании работ и акты о выполненных работах и их стоимости. Вся судебная практика арбитражных судов, включая постановления Высшего Арбитражного Суда (ныне Верховного суда РФ), сводится к тому, что выполненные подрядчиком работы считаются принятыми заказчиком в полном объеме при отсутствии своевременно направленных возражений по их объему и качеству. Срок для представления отказа от подписания актов и возражений обычно определяется договором и составляет порядка 3-10 дней (по большинству договоров строительного подряда, с которыми я работал).
Следует отметить, что этот срок не пресекательный и за его пределами заказчик также может направить возражения, но чем больше времени пройдет, тем более скептически на них будет реагировать суд.
Подписание акта выполненных работ КС подрядчиком в одностороннем порядке
Подписание акта выполненных работ КС подрядчиком в одностороннем порядкеПри этом, Закон и арбитражный суд не придают императивного значения именно сообщению подрядчика о готовности к сдаче результата выполненных по договору строительного подряда работ, все внимание уделяется соблюдению порядка направления актов выполненных работ:
- вручение представителю заказчика лично под роспись (директору, уполномоченному доверенностью или договором представителю, состоящему в штате сотруднику организации);
- отправка документов заказным письмом по указанному в договоре и юридическому адресам заказчика. Вопреки общепринятому мнению участников строительных взаимоотношений, суды отдают предпочтение именно этому способу передачи корреспонденции. Следует учитывать, что обеспечение подрядчиком получения направленных документов заказчиком не входит в обязанности первого, то есть ссылка заказчика на то, что он не получал направленных по его официальным адресам документов будет несостоятельной.
Выполнив указанное требование договора и Закона, подрядчик снимает с себя свои обязательства и получает право требовать оплаты выполненных работ в соответствии с положениями договора.
Нарушение срока выполнения, сдачи работ может являться основанием для начисления договорной неустойки, однако не может быть причиной отказа в приемке или оплате выполненных работ.
Отсутствие ответа от заказчика в течение установленного договором времени, является приемкой работ. Юристы по строительным спорам еще называют это: «приемка молчанием». С этого момента (как в течении установленного времени не поступил мотивированный отказ от приемки выполненных работ), работы считаются принятыми заказчиком в том объеме, в котором подрядчик указал в приемочных актах.
Таким образом, мы приходим ко второму существенному моменту, предусмотренному также абзацем 2 п. 4 ст.
753 Гражданского кодекса РФ, односторонний акт сдачи-приемки работ является действительным и подлежит оплате, пока заказчик не докажет обоснованность отказа от его подписания.
Из написанного видно, что Закон презюмирует надлежащее качество работ при неподписанных «молчанием» актах выполненных работ и суды полностью поддерживают эту правовую позицию.
Существует еще огромное количество нюансов и деталей строительных судебных разбирательств, т.к. сфера строительного подряда, возможно, одна из самых объемных и разнообразных из всех, с которыми мне приходится работать.
Но каждый арбитражный судья, в первую очередь, будет узнавать именно те вопросы, которые я рассмотрел в этой статье и можно утверждать с большой вероятностью, что решение будет мотивировано, в основном, этими доводами.
Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ
Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он регистрирует факт совершения сделки и служит основанием для её отражения в налоговом и бухгалтерском учёте.
Когда подрядчик закончит работу, заказчик обязан осмотреть результат и подписать оригинал акта выполненных работ.
Если у заказчика есть претензии к срокам или качеству работ, он может дать письменный отказ от подписания акта, указав на выявленные недостатки (ст. 753 ГК РФ).
Требования к оформлению актов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отсутствие оригинала акта не позволяет исполнителю требовать оплату, а заказчику — включить уплаченную сумму в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли.
Иногда не подписанный или подписанный в одностороннем порядке акт выполненных работ может привести к доначислениям и штрафам при налоговой проверке.
В случаях, когда между заказчиком и исполнителем есть спор по объёму или качеству работ, стороны не имеют права отражать их стоимость в учёте до конца судебного разбирательства.
Включить эти суммы в налогооблагаемые базы по НДС, прибыли или УСН можно только после разрешения судом всех спорных вопросов (письмо Минфина РФ от 31.12.2014 № 03-03-06/1/68990, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2020 по делу № А09-6014/2019).
Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий
Чаще всего отказ от подписания акта выполненных работ вызван одной из трёх причин:
- сотрудники заказчика забыли отправить документы или экономят на почтовых расходах;
- у заказчика есть претензии к качеству или объёму работ;
- у заказчика нет денег или он не хочет платить.
Первый вариант подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить это в бухгалтерском учёте при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, напротив, говорят о наличии спора между исполнителем и заказчиком. Рассмотрим каждый из трёх случаев.
Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах
Бывает, что заказчика всё устраивает, но он просто перечисляет деньги, пренебрегая обязанностью по оформлению документов. Исполнители в этом случае обычно не переживают, ведь работы или услуги оплачены.
На самом деле, пока не подписан акт, перечисленные средства принадлежат заказчику и считаются авансом, а значит, он может в любой момент потребовать их обратно.
Нет акта — нет доказательств того, что аванс отработан.
Если заказчики не возвращают акты выполненных работ, повлиять на них достаточно сложно. Но в ваших силах выстроить у себя систему, которая позволит уменьшить связанные с этим риски:
- Назначьте ответственного за работу с актами выполненных работ. Его задача — отслеживать возврат документов и вести учёт заказчиков, которые не вернули оригиналы на конец отчётного периода.
- Включите в договор условие о сроках, в которые заказчик должен принять работы или предъявить возражения на полученный акт. Укажите, что будете считать работы принятыми, если не получите ответ в срок.
- Предусмотрите в договоре штрафные санкции за невозврат документов в установленные сроки.
- Отправляйте документы так, чтобы у вас были доказательства их доставки. При передаче с курьером составляйте опись в двух экземплярах и требуйте отметку о получении, а по почте отправляйте заказные письма. Или используйте электронный документооборот, который сокращает время на доставку и фиксирует точную дату и время отправки и получения документов.
- Свяжитесь с контрагентом и постарайтесь выяснить причины задержки документов. Сообщите, что в случае проведения встречной документарной проверки, вы не сможете предоставить налоговой акт выполненных работ и подтвердить факт совершения хозоперации.
- Если в договоре есть условие о том, что при отсутствии акта работы принимаются автоматически, в установленный срок отразите их в учёте. Если такого условия нет — отправьте заказное письмо с претензией и требованием принять работы и подписать приложенные документы. Дополнительно укажите, через какой срок вы примете работы в одностороннем порядке и отразите оплату в учёте.
- Обратитесь в суд с требованием понудить заказчика подписать акты выполненных работ.
У заказчика нет денег или желания платить
Иногда заказчики не подписывают акты выполненных работ, чтобы не платить. На такой случай в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает получить оплату.
Долг можно взыскать в судебном порядке, если выполнить все шаги из приведённой инструкции:
- Письменно уведомите заказчика об окончании работ и пригласите его для осмотра результата и подписания акта приёма-сдачи. Это нужно, чтобы суд признал действительным акт, который исполнитель подпишет в одностороннем порядке. Нельзя ссылаться на односторонний акт, если заказчика не известили об окончании работ и не вызвали для приёмки (п. 8 Обзора практики разрешения споров по договору строительного подряда, приведённого в Информационном письме Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51).
Уведомление нужно передать лично под роспись работникам заказчика или направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.
Приложите два экземпляра акта выполненных работ с указанием полного перечня работ и услуг, их количества и стоимости.
Если в процессе работ составлялась исполнительская документация, приложите её тоже (технические паспорта, гарантийные обязательства, сертификаты на сырьё и материалы, использованные при выполнении работ и пр.).
- Проведите комиссию по приёмке в назначенное время. Если представители заказчика не явились, исполнитель имеет право в одностороннем порядке составить акт, самостоятельно подписать его и принять работы без участия заказчика. Для строительного подряда это прямо установлено п. 4 ст. 753 ГК РФ, для других видов работ эта же норма применяется по аналогии (п. 1 ст. 6 ГК РФ).
- Направьте заказчику акт, подписанный в одностороннем порядке, счёт на оплату и претензию с требованием оплатить выполненные работы. Всегда делайте опись вложения и сохраняйте квитанции об отправке писем.
- Соберите доказательства того, что работы действительно были выполнены и их рыночная стоимость соответствует цене, которую должен уплатить заказчик. Подтверждением реальности, качества и объёма работ могут быть заключения экспертов, отчёты специалистов, технические задания, фото и видео-съемка, договоры, переписка с заказчиком или иным лицом, которое реально использует результат работ и в чьих интересах они производились. Набор доказательств зависит от ситуации и в каждом случае определяется индивидуально.
- Обратитесь в суд с требованием взыскать оплату за выполненные работы или оказанные услуги. Помимо акта выполненных работ, к иску приложите все собранные доказательства. Ваша задача — доказать суду реальность выполненных работ, их объём, качество и согласованную стоимость.
У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ
Клиент не принимает работы, так как не доволен их качеством или объёмом. Он готов заплатить и подписать акт выполненных работ, если недостатки будут устранены. В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.
- Попросите заказчика в ответ на акт выполненных работ письменно подготовить отказ от его подписания. В документе он должен подробно изложить, какие недостатки выявлены и что именно не соответствует требованиям или техническому заданию.
- Создайте двустороннюю комиссию из представителей заказчика и подрядчика. Цель комиссии — совместно осмотреть результат работ и решить, что именно и в какие сроки будет исправлено. В результате работы комиссии составьте акт о выявленных недостатках работ и установите сроки их устранения. Если в возникновении дефектов виноват заказчик, то, как правило, недостатки устраняются за его счёт. Об этом составляется отдельная смета.
- Отправьте после устранения недостатков новый акт выполненных работ, а также акт об устранении недостатков. При необходимости снова соберите комиссию и назначьте день приемки результата.
Когда сторонам не удалось договориться о сдаче-приёмке выполненных работ, в том числе и после исправления недостатков, обратитесь в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объём и стоимость работ. Исполнитель обязан доказать выполнение работ, а заказчик — наличие недостатков качества или объёма работ.
Порядок учёта доходов и НДС, когда не подписаны акты
Способ признания доходов и расходов зависит от закреплённого в учётной политике метода учёта. При методе начисления доходы и расходы признаются по факту отгрузки. При кассовом методе — на момент оплаты.
Таблица поможет правильно отразить выручку и учесть НДС при отсутствии актов выполненных работ.
| Заказчик оплатил работы и не оформил акт |
|
|
| Заказчик не вернул акт, чтобы не платить |
|
|
| Заказчик не согласен с объёмом или качеством работ |
|
|
Каждому, кто оказывает услуги или выполняет работы, нужно взять за правило любые договоренности с клиентами или заказчиками закреплять только на бумаге. Рекомендуем даже переговоры вести письменно.
Например, вы пришли к соглашению по результатам встречи в офисе — напишите партнёру по электронной почте короткое письмо-резюме, где изложите условия сотрудничества и попросите подтвердить, правильно ли вы все поняли, а лучше составьте протокол проведения переговоров и попросите его подписать.
Всегда составляйте и подписывайте договор. В процессе работы объём и состав работ может меняться. Всегда составляйте дополнительное соглашение, в котором фиксируйте новые условия или объекты.
Если в итоге заказчик окажется недобросовестным, вы сможете доказать стоимость, объём и условия сотрудничества.
Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт
Что делать если заказчик требует бухгалтерские документы
Имеет ли право госзаказчик требовать бухгалтерские документы, которые подтверждают расходы поставщика. И что делать, если такое произошло.
Почему заказчики это делают
Есть две причины: Хотят иметь дополнительные документы, подтверждающие качество, новизну или происхождение товара. Пришла ведомственная или финансовая проверка и контролеры требуют документы с заказчика.
Очевидно, что поставщики не хотят показывать заказчику бухгалтерские документы. Часто сеть контрагентов и условия работы с ними — ключевые конкурентные преимущества. Кто знает, куда просочится потом эта информация? Случаев недобросовестной конкуренции на рынке масса.
Заказчик по 44-ФЗ не вправе требовать от поставщика первичку!
Доказательство: Письмо МЭР от 14.11.2016 № Д28и-3142 «Об оплате контракта и подтверждении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) понесенных расходов при исполнении контракта»; решение по делу А55-30324/2017.
Министерство экономического развития российской федерации письмо от 14 ноября 2016 г. n д28и-3142
Департамент развития контрактной системы Минэкономразвития России рассмотрел обращение по вопросу о разъяснении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон N 44-ФЗ) и сообщает.
В соответствии с частью 1 статьи 34 Закона N 44-ФЗ контракт заключается на условиях, предусмотренных извещением об осуществлении закупки или приглашением принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), документацией о закупке, заявкой, окончательным предложением участника закупки, с которым заключается контракт, за исключением случаев, в которых в соответствии с Законом N 44-ФЗ извещение об осуществлении закупки или приглашение принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), документация о закупке, заявка, окончательное предложение не предусмотрены.
Согласно части 2 статьи 34 Закона N 44-ФЗ при заключении контракта указывается, что цена контракта является твердой и определяется на весь срок исполнения контракта, а в случаях, установленных Правительством Российской Федерации, указываются ориентировочное значение цены контракта либо формула цены и максимальное значение цены контракта, установленные заказчиком в документации о закупке. При заключении и исполнении контракта изменение его условий не допускается, за исключением случаев, предусмотренных указанной статьей и статьей 95 Закона N 44-ФЗ.
- Частью 1 статьи 94 Закона N 44-ФЗ установлено, что исполнение контракта включает в себя комплекс мер, реализуемых после заключения контракта и направленных на достижение целей осуществления закупки путем взаимодействия заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в соответствии с гражданским законодательством и Законом N 44-ФЗ, в том числе приемку и оплату заказчиком поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, предусмотренных контрактом.
- Учитывая изложенное, при надлежащем исполнении контракта после подписания заказчиком акта приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги заказчик обязан оплатить поставленный товар, выполненную работу, оказанную услугу по цене, определенной контрактом.
- Таким образом, заказчик не вправе включать в контракт условие о представлении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов.
- При этом в случае возникновения у поставщика (подрядчика, исполнителя) экономии денежных средств после оплаты заказчиком поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги по контракту такие денежные средства заказчику не возвращаются.
Одновременно сообщаем, что юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов.
Минэкономразвития России — федеральный орган исполнительной власти, действующим законодательством Российской Федерации, в том числе Положением о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г.
N 437, не наделенный компетенцией по разъяснению законодательства Российской Федерации.
Директор Департамента
развития контрактной системы
М.В.ЧЕМЕРИСОВ 14.11.2016
Что делать поставщику⠀
Если нашли в контракте такое условие, можно подать жалобу на документацию. Или просто игнорировать. На требование заказчика отвечаем отказом со ссылкой на Письмо МЭР от 14.11.2016 № Д28и-3142.
Можете сослаться на то, что в договорах с контрагентами есть условия о конфиденциальности (не забудьте вписать их), и вы не можете нарушить условия договора. Если не жалко, бухгалтерские документы можно передать госзаказчику. Это не нарушение.
Помните, что есть плохие заказчики, а есть совершенно адекватные. Но над ними стоят слишком ретивые контролеры.
Решение суда о недопустимости требования первички
- АРБИТРАЖНЫЙ СУД САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
- РЕШЕНИЕ
- от 14 марта 2018 г. по делу N А55-30324/2017
- Резолютивная часть объявлена 06 марта 2018 года
- Решение в полном объеме изготовлено 14 марта 2018 года
Арбитражный суд Самарской области в составе судьи Лукина А.Г.,
при ведении протокола судебного заседания помощником судьи Коршуновой А.М.,
рассмотрев 06.03.2018 в судебном заседании, в котором была оглашена резолютивная часть решения, дело по иску
- Общества с ограниченной ответственностью «Управляющая компания «Скай»
- к Министерству сельского хозяйства и продовольствия Самарской области
- об изменении государственного контракта в части
- и по объединенному делу по иску
- Министерства сельского хозяйства и продовольствия Самарской области
- к Обществу с ограниченной ответственностью «Управляющая компания «Скай»
- о взыскании 1 030 000,00 рублей
- при участии в заседании представителей:
от истца — Клочков И.С., доверенность от 11.12.2017
Подрядчик не передает документацию по объекту. Что делать с оплатой
Подрядчик выполнил работы, но отказался передавать исполнительную документацию. Заказчик решил не платить, из-за этого его контрагент подал иск.
Суд отказал истцу, поскольку без документов результат не считается переданным. В другом подобном деле суды встали на сторону подрядчика и взыскали долг.
Читайте в статье, какую позицию выбрать заказчику, чтобы снизить свои потери или вовсе не платить.
Почему заказчик вправе требовать документы от подрядчика
Поставщик обязан передать клиенту вместе с результатом информацию, которая касается эксплуатации построенного объекта недвижимости или иного предмета договора подряда. Это необходимо в двух случаях: если передачу предусматривает договор или характер информации таков, что без нее невозможно использовать результат работ.
Чаще всего документы оформляют во время или сразу после выполнения работ. Как правило, их перечень и порядок оформления указаны в ведомственных подзаконных актах. Например, Ростехнадзор в качестве исполнительной документации указывает исполнительные геодезические схемы, комплекты рабочих чертежей, акты разбивки осей объекта капитального строительства на местности.
Правильно оформлять документы необходимо не только для введения объекта в эксплуатацию или проверки контролирующих органов, но и на случай судебного спора по объему и качеству выполненных работ.
Суды единодушно считают, что исполнительная документация — это основное доказательство реального выполнения работ. У судов нет единого мнения, должен ли заказчик платить , если подрядчик не передал ему документы.
Как заказчику снизить траты, если суд заставил платить
Большинство судов считают, что клиент обязан оплатить принятые по акту приема-передачи работы, даже если ему не передали исполнительную документацию. Исключения — если клиент докажет, что объект строительства нельзя использовать по прямому назначению без документов.
В подобных ситуациях суды отмечают, что заказчик может предъявить самостоятельный иск об истребовании у подрядчика документов. Он также вправе воспользоваться одним из четырех способов компенсировать потери.
Пример: заказчик отказался оплачивать часть работ из-за их ненадлежащего качества, тогда подрядчик обратился в суд, чтобы взыскать задолженность.
Ответчик заявил встречный иск об уменьшении цены договора до разницы между стоимостью фактически выполненного объема работ и стоимостью работ по устранению недостатков собственными силами.
Суд встречный иск удовлетворил, поскольку подрядчик часть работ по акту не сдал, исполнительную документацию не передал, выявленные недостатки не устранил.
В одном деле стороны заключили договор подряда по строительству объекта. Согласно актам и графикам устранения дефектов подрядчик обязался представить заказчику исполнительную документацию, но в полном объеме ее так и не передал.
Из-за этого клиент не смог подать документы для проверки в Ростехнадзор и обратился с иском к подрядчику об обязании передать исполнительную техническую документацию. Суд удовлетворил исковые требования частично: не взыскал судебную неустойку.
Пример: заказчик обратился в суд к подрядчику с требованием расторгнуть договор, ответчик же подал встречный иск с просьбой взыскать долг и неустойку. Суд удовлетворил основной иск и отказал во встречном.
Кассация разъяснила истцу, что тот может заявить самостоятельный иск и представить доказательства, что понес расходы по получению недостающей исполнительной документации, и требовать от подрядчика возмещения этих расходов.
Подрядчик взыскивал задолженность с заказчика за выполненные работы. Суд установил, что истец не передавал ответчику документы, которые необходимы, чтобы получить акт технической приемки сетей, также не передавал исполнительную документацию по внутриквартальной ливневой канализации. Стоимость получения таких бумаг согласно экспертизе составляет 7 млн руб.
Апелляция и кассация частично удовлетворили иск за вычетом этой суммы, которую заказчик потратит на изготовление документов сторонней организацией.
Если клиент сам оформлял документы, но рассчитать затраты на их изготовление не может, при этом объект строительства функционирует и нужно оплачивать, то рекомендуется доказывать расходы с помощью судебной экспертизы.
Когда заказчик вправе не платить, если не получил документы
Часто договоры строительного подряда предусматривают условие, по которому при приеме-передаче работ подрядчик должен предоставить заказчику исполнительную документацию.
Стороны договариваются: клиент заплатит, когда поставщик подготовит и передаст необходимые бумаги. Некоторые суды поддерживают такой подход, когда компания не хочет платить, поскольку не получила документы по объекту.
Пример: апелляционные суды указывали, что оформление и передача исполнительной документации — это существенное условие договора, от исполнения которого зависит оплата работ.
Отказ от передачи документов суды рассматривали как односторонний отказ от исполнения обязательства, что в силу статьи 310 ГК недопустимо. Апелляция указывала, что без документов результат работ не считается переданным, а срок окончательной оплаты наступит, когда подрядчик предоставит весь пакет бумаг.
Что указать в договоре подряда, чтобы избежать споров
Зафиксируйте в договоре подряда условия, что при приемке окончательных результатов по каждому из этапов, в том числе и промежуточных, подрядчик передает представителям клиенту документы, которые подтверждают объем и качество работ.
Заказчик в разумный срок после получения обязан изучить исполнительную документацию и направить подрядчику замечания по оформлению или указания, что документы не соответствуют объемам фактически выполненных работ.
Пример формулировки
«В течение пяти рабочих дней после выполнения работ по каждому из этапов (промежуточных этапов) работ Подрядчик обязан направить Заказчику акты о сдаче-приемке выполненных работ по форме КС-2 и справку о стоимости работ по форме КС-3 в двух или трех экземплярах, а также пакет исполнительной документации, подтверждающей реальное выполнение работ и затраты Подрядчика, в трех экземплярах на бумажном носителе и в одном экземпляре на электронном носителе.
После фактического получения указанных документов Заказчик проверяет их на предмет достоверности и полноты отраженных в них сведений и в течение 20 рабочих дней после получения подписывает акты о сдаче-приемке выполненных работ КС-2 и справку о стоимости работ КС-3, после чего направляет Подрядчику его экземпляры данных документов.
При наличии замечаний к переданным документам Заказчик в течение 20 рабочих дней обязан направить Подрядчику мотивированный отказ от подписания актов КС-2 и справки о стоимости работ КС-3 с указанием причин отказа. Данные замечания должны быть устранены Подрядчиком в течение десяти рабочих дней с момента получения мотивированного отказа Заказчика».
- Личный юрист
- Сопровождение сделок
- Исполнительное производство