В части бюджетных и автономных учреждений, подконтрольных Главному управлению образования мэрии г. Новосибирска ведёт планирование финансово-хозяйственной деятельности с детализацией расходов по целям.
В ПП «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакция 1.
0 для осуществления учёта с использованием данной детализации при помощи типовых средств были произведены изменения и разработаны рекомендации по ведению учёта.
Для получения данного функционала в ПП «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакция 2.0 необходимо осуществить описанные в этом документе действия и использовать при оформлении документов, описывающих производимые хозяйственные операции, дополнительные действия, описанные в конце документа.
Внесение изменений в план счетов
- Для получения необходимой детализации при планировании и выполнении плана ФХД данная детализация должна иметься в наличии в рабочем плане счетов. Исходя из этого в первую очередь необходимо проверить наличие субконто «Дополнительная бюджетная классификация» на субсчетах следующих счетов:
- 502.00 “Принятые обязательства”;
- 504.00 “Сметные (плановые) назначения”;
- 508.00 “Получено финансового обеспечения”;
- 17 “Поступления денежных средств на счета учреждения”;
- 18 “Выбытия денежных средств со счетов учреждения”;
- НД “Поступления и выбытия наличных денежных средств”.
- У учреждений, которые вели учёт в разрезе целей расходования субконто уже должно быть.
- Для учреждений, которым эту детализацию требуется ввести, необходимо проделать следующие действия:
- Перейти в раздел «Настройка и администрирование» и выбрать в подсистеме «План счетов» пункт «План счетов ЕПСБУ».
В списке «Виды субконто» создать новый элемент с наименованием и значением реквизита «Тип данных» равным «Дополнительная бюджетная классификация».
Дополнительное субконто необходимо добавить ко всем вышеперечисленным счетам и их субсчетам.
Включение дополнительной аналитики в платёжных документах
Платежное поручение
Необходимо зайти в произвольный документ «Платежное поручение» и выбрать действие «Изменить форму…» в меню «Все действия».
В дереве элементов формы установить флажки на элементах «Дополнительные реквизиты» и «Доп. классификация».
Заявка на кассовый расход
Необходимо зайти в произвольный документ «Заявка на кассовый расход» и выбрать действие «Изменить форму…» в меню «Все действия».
В дереве элементов формы установить флажки на элементах «Расшифровка платежа доп.коды» и «Доп. классификация».
Заявка на кассовый расход (сокращенная)
Необходимо зайти в произвольный документ «Заявка на кассовый расход (сокращенная)» и выбрать действие «Изменить форму…» в меню «Все действия».
В дереве элементов формы установить флажки на элементах «Доп. коды» и «Доп. классификация».
Кассовое поступление
Необходимо зайти в произвольный документ «Кассовое поступление» и выбрать действие «Изменить форму…» в меню «Все действия».
В дереве элементов формы установить флажки на элементах «Расшифровка платежа доп.коды» и «Доп. классификация».
Кассовое выбытие
Необходимо зайти в произвольный документ «Кассовое выбытие» и выбрать действие «Изменить форму…» в меню «Все действия».
В дереве элементов формы установить флажки на элементах «Расшифровка платежа доп.коды» и «Доп. классификация».
Сводная заявка на кассовый расход
Необходимо зайти в произвольный документ «Сводная заявка на кассовый расход» и выбрать действие «Изменить форму…» в меню «Все действия».
В дереве элементов формы установить флажки на элементах «Доп. коды» и «Доп. классификация».
Заявка на возврат
Необходимо зайти в произвольный документ «Заявка на возврат» и выбрать действие «Изменить форму…» в меню «Все действия».
В дереве элементов формы установить флажки на элементах «Доп. коды» и «Доп. классификация».
Регистрация обязательств и сведений по договорам
Необходимо зайти в произвольный документ «Регистрация обязательств и сведений по договорам» и выбрать действие «Изменить форму…» в меню «Все действия».
В дереве элементов формы установить флажки на элементах «Доп. классификация» в таблицах «Бюджетные средства» и «Внебюджетные средства».
Плановые назначения
- Перейти в раздел «Настройка и администрирование» и выбрать пункт «Дополнительные табличные части документов».
- Нажать кнопку для добавления новой колонки в документ «Плановые назначения».
- Заполнить шапку нового элемента справочника, как указано на изображении и нажать кнопку
В таблице «Колонки табличной части» создать новый элемент с заголовком «Доп.
классификация», значением полей «Описание типа колонки» равным «Дополнительная бюджетная классификация» и «Вид элемента» равным «Поле ввода» (Примечание: необходимо убедиться, что значение в поле «Имя» равно «Доп_Классификация», т.к. оно используется в формуле).
Загрузка типовых операций с дополнительной аналитикой
- Файл необходимо скачать на локальный компьютер, а затем выполнить следующие действия:
- Открыть в подсистеме «Настройка и администрирование» справочник «Типовые операции».
- Нажать кнопку «Импорт/экспорт типовых операций», на вкладке «Загрузка данных» указать имя файла, выбрать загружаемые операции и нажать кнопку «Загрузить операции».
Особенности заполнения документов при использовании детализации по типам средств
Платежное поручение
При оформлении документа в таблице «Назначение платежа» дополнительно с основными реквизитами необходимо заполнить поле «Доп. классификация».
Типовые операции, выбираемые в документах и затрагивающие забалансовые счета 17 и 18 должны быть с «дополнительной аналитикой» (отметка этого имеется в наименовании типовой операции).
Заявка на кассовый расход
При оформлении документа в таблице «Расшифровка платежа» дополнительно с основными реквизитами необходимо заполнить поле «Доп. классификация».
Типовые операции, выбираемые в документах и затрагивающие забалансовые счета 17 и 18 должны быть с «дополнительной аналитикой» (отметка этого имеется в наименовании типовой операции).
Заявка на кассовый расход (сокращенная)
При оформлении документа на вкладке «Заявка» дополнительно с основными реквизитами необходимо заполнить поле «Доп. классификация».
Кассовое поступление
При оформлении документа в таблице «Расшифровка платежа» дополнительно с основными реквизитами необходимо заполнить поле «Доп. классификация».
Кассовое выбытие
Сводная заявка на кассовый расход
При оформлении документа во вкладке «Раздел 1» дополнительно с основными реквизитами необходимо заполнить поле «Доп. классификация».
Заявка на возврат
При оформлении документа во вкладке «Заявка» дополнительно с основными реквизитами необходимо заполнить поле «Доп. классификация».
Приходный кассовый ордер
При оформлении документа во вкладке «Бухгалтерская операция», после выбора типовой операции с дополнительной аналитикой, кроме основных реквизитов необходимо заполнить поле «Дополнительная бюджетная классификация».
Расходный кассовый ордер
При оформлении документа во вкладке «Бухгалтерская операция», после выбора типовой операции с дополнительной аналитикой, кроме основных реквизитов необходимо заполнить поле «Дополнительная бюджетная классификация».
Поступление МЗ (М-4), Поступление МЗ (в пути)
При оформлении документа во вкладке «Бухгалтерская операция», после выбора типовой операции с дополнительной аналитикой, кроме основных реквизитов необходимо заполнить поле «Дополнительная бюджетная классификация».
Поступление ОС (в пути), Поступление ОС, НМА, НПА
- При оформлении документа во вкладке «Бухгалтерская операция», после выбора типовой операции с дополнительной аналитикой, кроме основных реквизитов необходимо заполнить поле «Дополнительная бюджетная классификация».
- При оформлении документа во вкладке «Бухгалтерская операция», после выбора типовой операции с дополнительной аналитикой, кроме основных реквизитов необходимо заполнить поле «Дополнительная бюджетная классификация».
Поступление услуг, работ
Отражение зарплаты в учете
При оформлении документа во вкладке «Бухгалтерская операция», после выбора типовой операции с дополнительной аналитикой, кроме основных реквизитов необходимо заполнить поле «Дополнительная бюджетная классификация».
Плановые назначения
При оформлении документа, для каждой строки в таблице «Показатели плана поступлений и выбытий» в колонке «Доп. классификация» необходимо указать соответствующий тип средств, а также выбрать типовую операцию с дополнительной аналитикой.
Настройка отчётов для получения данных, детализированных по типам средств
- Для получения информации, детализированной по типам средств, в отчётах «Сводные данные об исполнении плана ФХД», «Сводные данные об исполнении плана ФХД и остатки средств на счетах» и «Сводные данные об исполнении плана ФХД с учетом движения наличных и остатки средств на счетах» необходимо произвести следующие действия:
- Открыть необходимый отчёт, находящийся в подсистеме «Планирование и санкционирование» в пункте панели навигации «Отчёты по планированию и санкционированию».
- В окне отчёта активировать панель настроек отчёта и нажать кнопку
- В открывшемся окне на вкладке «Настройки» добавить новую группировку «Дополнительная бюджетная классификация» в структуру отчёта.
- Для того, чтобы сохранить настройку отчёта, необходимо нажать кнопку на командной панели отчёта и указать произвольное наименование.
План-график закупок по 44-ФЗ в 2021 году: срок размещения, как вести
Онлайн-конференция Контур.Школы для заказчиков и поставщиков
Смотрите видео, пройдите тест и получите электронный сертификат Контур.Школы
Посмотреть видео
Эта статья — выжимка самого полезного и важного из выступления эксперта Юлии Межниковой на итоговой конференции Контур.Школы.
План-график 2020–2021 годов — одна из самых актуальных тем: ежедневно в сервис «Вопросы эксперту» поступают обращения слушателей с просьбой рассказать, как вести план-график и что в нем указывать.
Основные положения раскрыты в статье, а за подробностями рекомендуем обратиться к видео.
Путеводитель по статье:
- Правила планирования закупок.
- Новый план-график.
- Внесение изменений в план-график.
- Шпаргалка, в которой вы найдете список актуальных и ближайших изменений в формировании и ведении плана-графика.
В конце статьи есть шпаргалка
Правила планирования закупок
Юлия Межникова, адвокат в сфере госзакупок, член Гильдии отечественных специалистов по государственному и муниципальному заказу, лектор вебинара «План-график 2020-2021 годов»
Базовый принцип контрактной системы — планирование. Государственная закупка может осуществляться только в том случае, если она запланирована и отражена в плане-графике.
Разместить в ЕИС извещение и закупочную документацию заказчик может только в том случае, если в плане-графике эта позиция проработана и отражена.
Исключение составляют закупки в целях ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций.
В 2021 году при работе с планами-графиками следует помнить о ключевых изменениях в нормативной базе:
- Исключена ст. 17 «Планы закупок».
- Изменился подход к обоснованию закупок.
- Принцип нормирования продолжает действовать и серьезно влияет на планирование.
- В законе проработан такой важный элемент планирования, как «общественное обсуждение».
На ближайшие годы работа по планированию закупок строится так: заказчик составляет, размещает в системе и использует только один документ планирования — план-график. Планы закупок более не формируются.
Существенно изменился подход к обоснованию закупок: раньше в планах закупок заказчик видел соответствующую графу, обосновать закупку было достаточно затруднительно, особенно если она осуществлялась для покрытия повседневной потребности. Теперь закон иначе трактует эту позицию (ч. 1 ст.16 Закона № 44-ФЗ).
Какая закупка является обоснованной
Это та закупка, которая соответствует:
- правилам нормирования закупок (они работают с точки зрения затрат, которые может позволить себе заказчик, и с точки зрения качественных параметров закупки);
- правилам формирования НМЦК, цены контракта с единственным поставщиком, начальной суммы цен единиц товара, работы, услуги (это жесткие положения самой контрактной системы).
Составлять специальные документы для обоснования закупки не требуется (ч. 1 ст. 18 Закона № 44-ФЗ).
На первое место вышла экономическая составляющая: обоснованной считается та закупка, по которой сформирована НМЦК, — для законодателей это условие важнее, чем прочие дополнительные факторы.
Проверка обоснованности закупок
Проверкой обоснованности закупок занимаются контрольные органы: ФАС, Счетная палата, контрольные финансовые органы различного уровня и др. Ее оценка проводится в ходе аудита и контроля в сфере закупок в соответствии с Законом № 44-ФЗ. Прежде всего речь здесь идет об обоснованности с точки зрения экономических нагрузок, которые несет заказчик и которые перекладывает на бюджет.
По результатам аудита закупку могут признать необоснованной. В этом случае органы контроля выдают предписания об устранении выявленных нарушений законодательства и иных нормативно-правовых актов о контрактной системе:
- список нарушений, рекомендаций о том, что можно сделать, чтобы их устранить.
После внесения исправлений закупку можно отражать в плане-графике. За нарушение порядка предусмотрены меры административной ответственности для должностных лиц заказчика.
ВАЖНО: закупку нельзя запланировать и тем более провести, если у заказчика отсутствуют средства, которые ему выделяет бюджет. Этот порядок закреплен в Письме Минфина России от 24.12.2019 № 24-03-07/100889. Контролирующие органы это проверяют, а заказчики должны обосновывать любую закупку на те средства, которые у них уже имеются.
Бесплатные вебинары по 44-ФЗ, 223-ФЗ
Участие в закупках. Изменения. Эксперты-практики в Контур.Школе
Посмотреть расписание
Новый план-график
С 2020 года план-график — единственный документ планирования, который формирует каждый заказчик и размещает в ЕИС. Утверждены не только новые правила его формирования, утверждения, изменения и размещения, но и особенности включения в него информации и требования к форме.
Все предписания на тему плана-графика заключены в ст. 21 Закона № 44-ФЗ (Постановление Правительства РФ от 30.09.2019 № 1279 «Об установлении порядка формирования, утверждения планов-графиков закупок, внесения изменений в такие планы-графики, размещения планов-графиков закупок в ЕИС, особенностей включения информации в такие планы-графики и требований к форме планов-графиков закупок»).
Обратите внимание: ст. 21 Закона № 44-ФЗ тоже работает, и она раскрывает подробнее те позиции, которые указаны в Постановлении Правительства РФ № 1279 в отношении планов-графиков.
Формирование плана-графика
План-график необходимо формировать исключительно в форме электронного документа, утвержденного Приложением к Постановлению Правительства РФ № 1279. Исключение составляют случаи, предусмотренные п. 25 Положения.
План-график утверждается путем подписания усиленной квалифицированной электронной подписью лица, которое имеет право действовать от имени заказчика, то есть руководителя, наделенного соответствующими полномочиями. Далее, после успешного прохождения контроля он автоматически размещается в ЕИС.
Форма плана-графика
План-график составляется в виде электронного документа. Заказчики, действующие от имени РФ, федеральные бюджетные учреждения, иные организации-заказчики, у которых есть соответствующие полномочия, формируют план-график на основании пп. «а–д» п. 2 Порядка, утвержденного ПП РФ № 1279, через систему «Электронный бюджет».
Остальные заказчики формируют план-график непосредственно в ЕИС или через региональные и муниципальные информационные системы на основании п. 3, 19, 20 Порядка, утвержденного ПП РФ № 1279. Форма плана-графика едина для всех заказчиков.
Чтобы сформировать план-график, необходимо изменить утвержденные ранее показатели плана-графика на очередной финансовый год и первый год планового периода, а также дополнить план-график показателями по второму плановому году (п. 6 ПП РФ № 1279).
В план-график включаются:
- Идентификационный код закупки: по нему можно определить год размещения извещения, номер закупки в пределах одного года, код объекта закупки по ОКПД2 и код вида расходов. Этот элемент раскрывает много интересной информации.
- Наименование объекта закупки.
- Код объекта закупки по ОКПД2 и наименование такого кода, можно указать несколько кодов ОКПД2 (это нам разрешает пп. «б» п. 16 Порядка, утв. ПП РФ № 1279).
- Общий объем финансового обеспечения для закупок в текущем финансовом году, плановом периоде и последующих годах, детализированный по каждому КБК.
При этом объем финансового обеспечения по каждому КБК (КВР) в план-график не включается. Детализировать информацию надо по каждому КБК! Это важно для прохождения проверки, которая на сегодняшний день проходит через ЕИС.
- Сроки (периодичность) проведения закупок — год, в котором планируется осуществить закупку или разместить извещение, направить приглашения принять участие.
- Информация об обязательном общественном обсуждении — закупки обязательно имеют этот этап, если они серьезные с точки зрения вложений из бюджета, поэтому надо поставить «да» или «нет».
- Наименование уполномоченного органа (учреждения) — для централизованной закупки.
- Наименование организатора закупки — для совместной закупки.
- Актуальный план-график сузился, стал меньше по объему, включает существенно меньше информации, оформляется на срок действия закона или муниципального акта о бюджете (ч. 5 ст. 16 Закона № 44-ФЗ; п. 4 Порядка, утв. ПП РФ № 1279).
Обязаны формировать план-график (п. 2 Порядка, утв. ПП РФ № 1279):
- государственные или муниципальные заказчики, действующие от имени РФ, субъекта, МО;
- бюджетные учреждения;
- унитарные предприятия;
- автономные учреждения — закупки, проводимые за счет средств соответствующего бюджета РФ, выделенных на осуществление капвложений (субсидии, к примеру) в объекты государственной или муниципальной собственности;
- бюджетные, автономные учреждения, унитарные предприятия, иные юридические лица, которым государственный или муниципальный заказчик в соответствии с положениями БК РФ передал свои полномочия. В этом случае план-график формируется от лица такого заказчика.
Закупки, которые согласно п. 18 Порядка, утв. ПП РФ № 1279, необходимо вносить в план-график в особом упрощенном порядке — закупки у единственного поставщика на основании отдельных позиций ст. 93 Закона № 44-ФЗ, запрос предложений для закупки лекарств по решению врачебной комиссии. В план-график они включаются отдельными строками в размере годового объема финансового обеспечения по каждому из оснований (пп. «г» п. 18 Порядка, утв. ПП РФ № 1279).
В особом порядке отражается и информация о многолотовой закупке. Каждый ее лот включается в план-график отдельной строкой. Такие закупки можно провести в соответствии с положениями ст. 84, 111, 111.1 Закона № 44-ФЗ.
Закупка работ по строительству, реконструкции объекта капстроительства — еще один вид, который отражается в плане-графике в отдельном порядке. Здесь также надо формировать отдельную закупку по каждому объекту (ч. 6 ст. 24, ч. 44 ст. 112 Закона № 44-ФЗ).
В конце статьи есть шпаргалка
Сроки размещения плана-графика на 2021 год
Сроки размещения остались прежними — 10 рабочих дней с того момента, как заказчику стало известно о его финансовых возможностях на будущий год: доведение лимитов бюджетных обязательств для заказчиков государственного уровня, утверждение планов финансово-хозяйственной деятельности для бюджетных учреждений и унитарных предприятий, перечисления средств на счет или подписания соглашения для автономных учреждений. Нарушать срок размещения плана-графика нельзя, за это предусмотрены меры наказания.
Проверка планов-графиков
Не позднее одного рабочего дня с даты поступления плана-графика на контроль проводится его проверка. Если замечаний нет, орган контроля формирует и направляет заказчику уведомление. В течение одного часа с этого момента план-график размещается в ЕИС.
При наличии замечаний орган контроля направит заказчику соответствующий протокол, план-график в ЕИС при этом не размещается. После исправлений проверка проводится вновь.
Внесение изменений в план-график
Изменения в план-график вносятся посредством размещения в ЕИС новой редакции плана-графика с указанием даты внесения изменений. Дата внесения изменений — дата утверждения новой редакции (п. 24 Порядка, утв. ПП РФ № 1279).
Изменения в план-график вносятся, если:
- изменились в соответствии со ст. 19 Закона №44-ФЗ требования к закупаемым товарам, работам, услугам, в том числе в части предельной цены/нормативных затрат: в случае если нормативные затраты сокращаются, заказчику необходимо пересмотреть закупочные условия и изменить план-график;
- изменились доведенные до заказчика лимиты бюджетных обязательств, показатели планов или программ финансово-хозяйственной деятельности, решение или соглашение о предоставлении субсидий: к сожалению, когда заказчик сталкивается с подобным, ему, как правило, приходится экономить, сокращать лимит затрат и, следовательно, исключать какие-то закупки из своего плана-графика;
- нужно реализовать решение, принятое по итогам обязательного общественного обсуждения закупки: например, отменить закупку, если общественность категорически возражает;
- необходимо использовать экономию, полученную при проведении закупки: такую экономию заказчик имеет право освоить до конца года, поэтому в плане-графике появляются новые позиции;
- нужно уточнить информацию об объекте закупки: к примеру, у заказчика появились новые потребности в модернизации производства, совершенствовании процессов работы — это все те обстоятельства, которые требуют уточнения информации об объекте закупки;
- нужно выполнить предписание органов контроля: к примеру, выдали предписание пересчитать НМЦК;
- контракт расторгнут: заказчику необходимо принять какое-то решение, чтобы довести закупку до конца: докупить непоставленный товар, например, выполнить несделанные работы или оказать услуги, которые не были оказаны ранее;
- возникли иные обстоятельства, которые было невозможно предвидеть при утверждении плана-графика.
Внесение изменений, если закупка признана несостоявшейся. Тут все зависит от решения заказчика: 1. Если заказчик принял решение изменить условия закупки, то их необходимо отразить в плане-графике. 2. Если заказчик решит провести повторную закупку на тех же условиях, что и несостоявшаяся, изменения в план-график вносить не нужно.
Бывает, что заказчик принимает решение вовсе убрать закупку из плана-графика.
Обучение для заказчика
Управление закупками по 44-ФЗ. Повышение квалификации, 120 ак. часов
Подробнее о курсе
Приказ об изменении плана-графика
Закон № 44-ФЗ не обязывает составлять приказ о внесении изменений в план-график, но многие заказчики практикуют издание таких приказов. По ним, как правило, прослеживается, как было принято решение, что легло в его основу, когда это произошло: то есть для документооборота и понимания ситуации такой приказ является полезным.
Сроки внесения изменений в план-график
То, о чем мечтали многие заказчики, свершилось. Внести изменения в план-график необходимо не позднее чем за один день:
- до размещения в ЕИС извещения о закупке;
- до направления приглашения принять участие в закупке, если она закрытая;
- до заключения контракта с единственным поставщиком.
Принятое правило одного дня позволяет заказчикам работать более оперативно. После внесения необходимых изменений в план-график уже через один календарный день можно размещать извещение или заключать контракт с единственным поставщиком (ч. 9 ст. 16 Закона № 44-ФЗ).
Ответственность за нарушение, связанное с изменениями плана-графика
- Не размещена новая редакция плана-графика в ЕИС:
- штраф 50 тыс. руб. для должностного лица;
- штраф 500 тыс. руб. для юридического лица. (ч. 3 ст. 7.30 КоАП РФ)
- Новая редакция утверждена с нарушением срока:
- штраф от 5 тыс. руб. до 30 тыс. руб. для должностного лица. (ч. 4 ст. 7.29.3 КоАП РФ)
- За невнесение изменений в план-график:
- штраф 30 тыс. руб. для должностного лица.
Запрет
Установлен категорический запрет на закупки, не включенные в план-график. За размещение извещения о такой закупке должностному лицу грозит штраф 30 тыс. руб. (ч. 1.6 ст. 7.30 КоАП РФ).
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
- 13 важных вопросов про план‑график закупок по 44‑ФЗ* вопросы актуальны на период 2017‑2018 гг. 745.7 КБ
- Актуальные и ближайшие изменения в формировании и ведении плана‑графика 680.4 КБ
Скачать
План работ в организации
Под планом работ подразумевается краткое описание целей и тех действий, которые помогут быстрее достичь поставленных целей. Главная цель плана работ – сделать так, чтобы деятельность в компании была организованной.
План – это утвержденный документ, который содержит такие данные:
- описание целей, выраженных в цифровых показателях;
- определение перечня необходимых действий;
- ответственные лица за контроль выполнения действий;
- сроки реализации плана, сроки выполнения каждого этапа и действия.
Виды планов
Планы работ принято классифицировать по нескольким признакам. Наиболее популярное разделение – по времени исполнения.
Тогда план может быть краткосрочным (от одного дня до полугода), среднесрочным (от полугода до года) или долгосрочным (свыше одного года). В зависимости от целей планы бывают тактические или стратегические.
Иногда в качестве основы плана используется направление работы компании. Например, план может затрагивать только социальную сферу, издержки, кадровую политику или производство товаров.
План работ может быть составлен для любого уровня:
- общий план для всей компании, в котором будут указаны только ключевые цели;
- план работ для каждого отдела;
- личный план работ для руководителя бизнеса, руководителя отдела, для наемного сотрудника.
Так как компания и отделы преследуют глобальные цели, они составляют долгосрочные и среднесрочные планы работ. Для отдельного специалиста можно писать универсальный план на день (если его работа – рутинная, то есть повторяется изо дня в день), на неделю или месяц.
Принципы формирования плана работ
Чтобы составленный план работ оказался действительно эффективным, необходимо составлять его на основе принципов:
- наличие действительной необходимости в плане работ. Необходимость должна быть продиктована экономическими условиями рынка;
- наличие четко сформулированной цели. В идеале цель сформирована по технике SMART, то есть выражена в конкретных числовых значениях и имеет четкие сроки достижения;
- цифры должны быть обоснованы. Цель должна быть основана на ресурсах, которыми обладает компания;
- план работ должен быть достаточно гибким, чтобы осталась возможность приспособиться к внезапным изменениям во внешнем мире;
- план обязателен к исполнению;
- план составляется в разветвленном виде. На каждом этапе кроме основного порядка действий есть несколько альтернатив.
Если план работ составляется для целой организации, то нужно учитывать дополнительные требования. Во-первых, в плане должны быть задействованы все структурные подразделения. Во-вторых, планы по каждому отделу не должны противоречить друг другу.
Общая процедура формирования плана работ
Не важно, какой именно план нужно составить. В любом случае можно использовать этот алгоритм.
Чтобы подготовиться к созданию плана работ, необходимо понять, с какими рисками и проблемами может столкнуться организация в ближайшее время. Для этого используется SWOT-анализ. Он определяет сильные и слабые стороны фирмы, а также возможные угрозы.
На основании перспективы и опасностей формируются цели работы. Для того чтобы сформулировать цель, оптимально использовать SMART-технику. Согласно этой методике, любая цель должна быть:
- измеримой, выраженной в конкретных числовых показателях;
- ограниченной во времени;
- реальной и достижимой;
- основанной на имеющихся ресурсах;
- достаточно амбициозной, то есть вести к росту компании.
Когда сформулирована основная цель, можно ее раздробить на более мелкие задачи. В результате должно получиться дерево целей. На этом этапе рекомендуется оценить материально-техническое и финансовое обеспечение компании.
Если у компании нет ресурсов для достижения цели, но их можно купить, то следует также оценить стоимость покупки. Рекомендуется создать перечень ресурсов.
Например, если цель компании – увеличить продажи на 50 %, то в списке ресурсов будут значиться те, что относятся к:
- производству – персонал, количество оборудования, запасы сырья, патенты, инновационных технологии;
- сбыту продукции – ресурсы отдела продаж. В эту категорию входят менеджеры по продажам, специалисты кол-центра, технические ресурсы, которые помогают продавать, например, страницы в социальных сетях, сайты;
- доставке товара клиенту – число пеших курьеров, автомобилей, службы-партнеры.
Допустимо формировать даже финансовый бюджет, если план должен быть детальным.
Необходимо обозначить ограничения – препятствия, которые могут помешать достижению цели. Желательно оценить риски по двум критериям – по степени вероятности и по влиянию на работу компании. Например, при составлении плана по увеличению продаж компания может учитывать такие опасности:
- рост цен на сырье, который приведет к росту себестоимости товаров и отсеет часть потребителей;
- усиление конкуренции, которое потребует увеличения вложений в рекламу;
- снижение покупательской способности;
- появление на рынке сильного игрока, который предлагает выгодный товар-замену.
Когда главная цель детализирована и разделена на мелкие задачи, необходимо для каждой задачи прописать мероприятия. Важно уточнить сроки проведения мероприятий и ответственных за них.
Составление документа
Когда подготовительная работа будет выполнена, можно сформировать документ. В нем есть такие составляющие:
- вступление и пояснение;
- план проведения мероприятий, сроки и ответственные за мероприятия;
- детальная информация по каждому мероприятию.
В плане работ компании обязательно должны быть вступление и основа. Благодаря этим блокам будет легче внедрить план в подразделения или объяснить необходимость плана работникам. Во вступлении необходимо кратко описать причины составления плана и специфику проекта, которому посвящен план.
Основная часть – перечень мероприятий, сроки их реализации и ответственные за исполнение – могут быть составлены в графической форме. Например, использовать GanttPro.
С помощью подобных сервисов можно составить таблицы-диаграммы, в которые будут занесены основные данные.
Руководитель бизнеса будет видеть в одном месте все задачи, продолжительность каждой из них, даже если задачи выполняются «внахлест», а не последовательно. Использовать подобные программы удобно для всех:
- руководитель может следить за прогрессом отдельных задач и исполнением всего плана, вносить изменения в таблицу;
- подчиненные – руководители отделов – будут осознавать важность командной работы.
Чтобы составить основную часть, необходимо определиться со сроками проведения мероприятий. Рекомендуется учитывать три временных периода для каждого мероприятия:
- ранний старт – наиболее удобное время, когда можно начинать проведение мероприятия;
- поздний финиш – дата, когда мероприятие должно быть закончено;
- резервное время – промежутки между начальной и конечной датами.
Рассчитывать сроки проведения мероприятий необходимо на основании количества наемных сотрудников, их квалификации и обязательствами перед контрагентами и другими подразделениями.
Третий блок – пояснения, детализация мероприятий. Например, по плану отдел продаж должен увеличить число новых покупателей на 30 %. На это руководитель фирмы выделяет отделу срок с 01.05 до 01.09. В общем плане работ этого достаточно. Но для большей эффективности можно детально прописать, какие именно действия должен совершить отдел продаж в заданный период.
План работы подразделений
Иногда для расшифровки плана приходится составлять дополнительные руководства для отдельных подразделений. Тогда имеет смысл составить дополнительные планы работ. В отличие от стратегического плана, эти руководства будут основаны только на действиях, ресурсах и рисках конкретного отдела.
Например, чтобы увеличить число новых клиентов на 30 %, отдел продаж может следовать собственному плану работ. Он составляется по аналогичному принципу: учитывается конкретная цель, план имеет ту же структуру.
Главные принципы составления плана работ для отдела:
- план подразделения не должен противоречить стратегическому плану компании по срокам, ожидаемым результатам;
- план должен затрагивать всех работников отдела, чтобы сформировать коллективную ответственность за результат;
- исполнение плана нужно контролировать – это задача руководителя отдела.
Особенность плана работ подразделения заключается в том, что составлять его может как генеральный директор или директор по развитию, так и руководитель отдела.
Личный план работ
Еще больше детализировать план работ компании можно, если составить для сотрудника отдела типовой план работ на день, неделю. Чтобы составить план работ для отдельного сотрудника, нужно ориентироваться на общий план отдела и на должностную инструкцию.
Так как частный план редко нуждается в утверждении у вышестоящего руководства, начальник отдела может составлять план в dashboard. Тогда в таблице руководитель указывает личные планы по производству, сроки их достижения.
Чтобы работник успел сделать все необходимые дела за день, можно подробно расписать действия работника в карте рабочего дня.
Контроль за выполнением плана работ
Залог эффективного планирования – регулярный контроль за ходом выполнения плана. Контролировать можно с помощью отчетности и мотивации работников. Так как на этапе целеполагания компания определила ключевые показатели, именно по этим показателям необходимо собирать отчетность с ответственных лиц.
Ответственные лица должны быть заинтересованы в исполнении плана работ. В идеале успешное проведение мероприятия должно сказываться на их гонорарах. Например, при завершении очередного этапа выполнения плана сотрудник может получить разовую премию.
Памятка – Изменения объемов работ, услуг, количества товаров в пределах 10%
Изменение существенных условий контракта при его исполнении не допускается, за исключением их изменения по соглашению сторон в определённых Законом 44-ФЗ случаях[1]. В памятке разберем один из случаев изменения количества товаров, объема работ, услуг.
Подпункт «б» пункта 1 части 1 ст. 95
«… если по предложению заказчика увеличиваются предусмотренные контрактом (за исключением контракта, предметом которого является выполнение работ по строительству, реконструкции, кап. ремонту, сносу объекта кап.
строительства, проведению работ по сохранению ОКН) количество товара, объем работы или услуги не более чем на 10% или уменьшаются предусмотренные контрактом количество поставляемого товара, объем выполняемой работы или оказываемой услуги не более чем на 10%.
При этом по соглашению сторон допускается изменение с учетом положений бюджетного законодательства РФ цены контракта пропорционально доп. количеству товара, доп. объему работы или услуги исходя из установленной в контракте цены единицы товара, работы или услуги, но не более чем на 10% цены контракта.
При уменьшении предусмотренных контрактом количества товара, объема работы или услуги стороны контракта обязаны уменьшить цену контракта исходя из цены единицы товара, работы или услуги.
Цена единицы дополнительно поставляемого товара или цена единицы товара при уменьшении предусмотренного контрактом количества поставляемого товара должна определяться как частное от деления первоначальной цены контракта на предусмотренное в контракте количество такого товара…».
| № | Условие | Как применять |
| 1 | Предмет контракта | Любые товары, работы, услуги, кроме выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту, сносу объекта капитального строительства, проведения работ по сохранению объектов культурного наследия. |
| 2 | Способ определения поставщика |
|
| 3 | Этап закупки | При исполнении контракта |
| 4 | Какие условия контракта можно менять |
|
| 5 | Величина изменения количества/ объема |
|
| 6 | Если в одном контракте закупается несколько видов товаров, работ, услуг или закупаются работы по смете |
|
| 7 | Изменение цены контракта |
|
| 8 | Иные условия контракта |
|
| 9 | Порядок изменения условий контракта |
|
| 10 | Когда нельзя применять данное условие об изменении объема/количества |
|
| 11 | Сколько раз можно вносить такие изменения в контракт | Ограничений нет. Но изменение объемов/количества по отношению к первоначальному не должно быть более 10%. Т.е. можно поменять объем/количество сразу один раз на 10% или вносить изменения несколько раз (оформить несколько дополнительных соглашений) пока не достигнем максимально допустимого предела изменений в 10% от первоначального. |
Административная ответственность за незаконное изменение условий контракта:
| Состав административного правонарушения | Размер ответственности | Норма КоАП РФ |
| Изменение условий контракта, в том числе увеличение цен товаров, работ, услуг, если возможность изменения условий контракта не предусмотрена законодательством РФ о контрактной системе в сфере закупок | Административный штраф:
|
статья 7.32 часть 4 |
| Изменение условий государственного контракта по государственному оборонному заказу, в том числе увеличение цен товаров, работ, услуг, если возможность изменения условий государственного контракта не предусмотрена законодательством РФ о контрактной системе в сфере закупок | Административный штраф:
|
статья 7.32 часть 4.1 |
| Изменение условий контракта, в том числе увеличение цен товаров, работ, услуг, если возможность изменения условий контракта не предусмотрена законодательством РФ о контрактной системе в сфере закупок и такое изменение привело к дополнительному расходованию средств соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ или уменьшению количества поставляемых товаров, объема выполняемых работ, оказываемых услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд | Административный штраф:
|
статья 7.32 часть 5 |
[1] Ч.1 ст.95 Закона 44-ФЗ